Gestionarea timpului

Fiecare zi are 1440 de minute, iar 80 de ani au 29020. Aveți grijă de tot, deoarece viața este scurtă.

Pentru toate succesele majore în afaceri, dar și în viață, este nevoie de timp. Timpul este o resursă limitată și este necesar ca toată lumea să știe cum să îl gestioneze în mod eficient. De la cea mai joasă la cea mai înaltă poziție din companie, gestionând timpul personal, absolut toată lumea influenţează profitabilitatea companiei.

În viața profesională și cea privată, atingerea obiectivelor dorite și planificate reprezintă prioritatea fiecărui individ, în timp ce timpul petrecut în drumul spre obiective este cea mai valoroasă resursă de care fiecare dintre noi dispunem. Din acest motiv, unul dintre secretele succesului reprezintă gestionarea eficientă și rațională a timpului. Nu este vorba doar de gestionarea timpului în afaceri, ci și de gestionarea propriei vieți. Gestionarea corectă a timpului reprezintă cheia satisfacerii în viața profesională și personală.

Administrarea cu succes a companiei și a angajaților pune în fața managerilor cerințele pentru o gestionare eficientă a timpului. Sarcinile cresc pe zi ce trece, se primesc informaţii noi în mod constant, obligaţiile se suprapun, așadar se întâmplă ca deseori timpul pentru alte activităţi să fie utilizat pentru a îndeplini sarcinile de afaceri. Acest lucru duce deseori la stresul care poate pune în pericol sănătatea fizică și psihică. Succesul în afaceri și calitatea vieții depind de modul în care se gestionează timpul disponibil.

În aceste vremuri tulburi, nimeni nu se poate aștepta să obțină rezultate spectaculoase dacă nu ştie să-și gestioneze timpul, și nu numai să-l respecte, ci și să îl trateze și foarte atent și rațional.

În prezent, oamenii nu știu cum să-și gestioneze timpul în mod eficient, ceea ce îi împiedică să-și exploateze eficient și pe deplin capacităţile de afaceri şi cele umane.

Acestea se pot gestiona dacă toate lucrurile se realizează atunci când sunt planificate în timpul propus.

Pentru a se potrivi activitățile planificate cu timpul disponibil, managerii trebuie să-şi controleze ziua de lucru, şi nu invers.

Managementul timpului pornește de la programarea sarcinilor, prioritizarea, planificarea și distribuirea timpului. Se asigură că managerii se ocupă de probleme reale de afaceri și probleme cheie. 

Pierderea timpului în afaceri poate provoca pagube mari. Este suficient ca o sarcină importantă să nu fie realizată la timp, capacitățile disponibile să nu fie utilizate rapid; să nu se vândă rapid alimentele perisabile sau compania să nu se deschidă atunci când interesul cumpărătorilor este cel mai mare... . Pagubele pot fi uriașe.

Timpul este o măsură pentru afaceri, cum ar fi banii o măsură pentru valoarea bunurilor. Deoarece timpul înseamnă bani, nu este nevoie de multă înțelepciune pentru a înțelege importanța timpului în afacerile moderne.

Pierderea timpului este cel mai scump obicei dintre toate de care dispune un antreprenor în afacerea sa.

Timpul în afaceri crește costurile. Dacă își pierde orele de muncă pentru unele lucruri inutile, antreprenorul va da cu siguranță faliment.

Pierderea timpului trebuie analizată constant. Analizând timpul pierdut, puteți afla care activități sunt productive și care nu, cât timp este pierdut în timpul zilei pentru serviciile de rutină, cât timp este utilizat pentru serviciile de dezvoltare și creație, se acordă autorizația de a se efectua sarcini de rutină și în ce măsură, câte servicii au mai rămas, care pot fi delegate și care este timpul rezervat pentru manager.

 

Greşeli în gestionarea timpului

• Planificarea incompletă. Planificarea este una dintre cele mai importante părți ale managementului. Un plan incomplet este unul dintre motivele pe baza căruia vine eșecul.
• Memorarea obligațiilor. Mulți oameni își memorează toate obligațiile, se comportă parcă dispun de un calculator în creier. Acest lucru duce la confuzie și la uitarea unor sarcini importante. Prin urmare, este necesară notarea tuturor informațiilor importante.
• Acceptarea în permanență. Acceptarea obligațiilor noi nu este întotdeauna greşită dacă există șansa de a se obține locuri de muncă importante. Dar acceptarea permanentă a noilor sarcini le poate da la o parte pe cele prioritare, deci trebuie să știm cum să decidem ce va fi acceptat și pentru care persoana este sigură că este capabilă să facă. Acceptarea obligațiilor noi reduce timpul liber.
• Lipsa bunei comunicări. Lipsa bunei comunicări duce la o gestionare greşită a sarcinilor în companie. Transferul necorespunzător de sarcini de la o persoană la alta duce la uitarea cererilor, la munca incompletă și la supraaglomerare.
• Paraliza analizei. Dacă se petrece mai mult timp la planificarea lucrurilor decât la realizarea lor, se pierde timp prețios. Se rămâne blocat în procesul de planificare, organizare și pregătire.
• Aglomerare. Vă gândiți la o mulțime de obligații, mai mult decât este o persoană capabilă să îndeplinească. Această situație duce la expirarea termenului pentru îndeplinirea obligațiilor, demisia partenerilor, o criză majoră.
• Perfecționism. Perfecționismul în întocmirea lucrurilor care nu vor recupera ceea ce s-a investit duce la o pierdere de timp și energie care puteau fi utilizate pe lucruri mai importante și mai valoroase.
• Trivialitate. Aceasta este o situație în care persoanele se separă de sarcinile importante și îşi direcţionează atenția asupra celor mai puțin importante. Lucrurile esențiale se evită în detrimentul celor care face o persoană fericită atunci când le realizează. Crearea unei liste de priorități este modalitatea de a evita această situație.

16 sfaturi despre gestionarea timpului

1. Efectuați activităţile importante dimineața, deoarece efectuarea unor sarcini de muncă poate fi tot mai dificilă pe parcursul zilei.
2. Găsiţi timp pentru trimiterea și primirea poştei electronice. Două sau trei întâlniri pe zi ar trebui să fie suficiente.
3. Întâlnirile durează până la 45 de minute și numai dacă subiectul este destul de important, atunci durează cel mult 75 de minute. Întâlnirile de afaceri ar trebui să fie utilizate exclusiv pentru soluţionarea problemelor, iar toate informațiile despre o anumită activitate trebuie să fie comunicate colegilor prin e-mail, fax sau telefon.
4. Evitați să apelați la parteneri de afaceri luni dimineața sau vineri după amiază, dacă nu este vorba de o urgență. Luni, oamenii sunt foarte aglomeraţi cu activităţile de afaceri, iar vineri după amiază se gândesc deja la weekend.
5. Dedicați o oră pe săptămână pentru aranjarea biroului. Ordinea asigură vizualizarea, ceea ce asigură și o gestionare bună a timpului.
6. Țineți cont cum și cui i se dedică timpul.
7. Faceţi rost de o agendă, în care va puteți gestiona propriul timp.
8. Notaţi activitățile, obligațiile și evenimentele pentru a vă elibera memoria pentru sarcini mai importante.
9. La sfârșitul programului de muncă, pregătiți-vă pentru următoarea zi lucrătoare.
10. Faceți o diferență între urgență și viaţă. Urgenţa deseori poate fi „un glonţ" care reduce doar timpul. O greșeală obișnuită este că energia se irosește pe lucruri urgente și toate celelalte sunt puse la o parte.
11. Nu priviţi masa de lucru precum un loc pentru depozitarea hârtiei.
12. Organizaţi-vă bine priorităţile.
13. Timp suplimentar poate fi găsit dacă stabilim o zi pe parcursul săptămânii când ne putem trezi cu o oră înainte sau mergem la culcare cu o oră mai târziu decât de obicei.
14. Este important să-i învăţaţi pe alții să vă ajute la economisirea timpului. Trebuie să-i învăţaţi să vă elibereze de obligațiile inutile care nu fac parte din domeniul dumneavoastră de activitate.
15. Sarcinile cu care ne confruntăm trebuie rezolvate treptat. În niciun caz nu trebuie să așteptaţi să se acumuleze și abia atunci să începeţi să le rezolvaţi.
16. Respectaţi planul de planificare și gestionare a timpului, deoarece altfel este inutil.

Nu spuneți niciodată că nu aveți timp. Dispuneţi zilnic de cel puțin aceleași ore de câte au dispus şi Nikola Tesla, Helena Rubinstein, Pasteur, Michelangelo, Maica Tereza, Leonardo de Vinci, Albert Einstein sau Nelson Rokfeler Braun

 

Timpul nu-l va trăda pe cel care ştie să îl gestioneze.

Devondale

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Strategii de marketing online	Invitations-Informal
4 etape de dezvoltare a echipei	IT şi know-how-ul

Dacă sunteţi interesat de ocupaţiile din acest domeniu, vedeţi programul: Management.