Ce face un administrator de afaceri?

Care sunt obligaţiile unui administrator de afaceri şi de ce este o parte importantă în orice companie?

Modernizarea afacerilor a dus la creșterea cererii de specialiști cu studii superioare în sfera administrației. În companii, poziția unui administrator de afaceri devine, pe zi ce trece, din ce în ce mai importantă. Nicio companie sau organizație nu poate face afaceri cu succes fără o administrare profesionistă. Deci, afacerile din domeniul administrativ se poziţionează printre îndeletnicirile de top în lume.

Pe măsură ce mediul de afaceri se modifică, proporțional se modifică şi se îmbunătăţesc şi sarcinile unui administrator de afaceri. Din acest motiv, este important să urmăriţi toate modificările care intervin în metodele de afaceri, să vă îmbunătățiți cunoștințele și abilitățile.

Într-o companie, administratorul de afaceri este persoana care ține evidenţa documentaţiei şi registrele. În cele mai multe cazuri, el colaborează cu contabilii ca să pregătească documentația pentru înregistrare (contare). Administratorii de afaceri pot efectua o gamă largă de activități de afaceri într-o companie, instituție sau organizație de afaceri.

Caracteristicile unui bun administrator de afaceri

Ca să-și efectueze cât mai eficient activităţile, administratorul de afaceri, pe lângă expertiza din sectorul său de activitate, trebuie să posede și puternice abilități organizatorice. Adesea, va trebui să se descurce cu o documentaţie vastă într-un termen scurt, iar abilitatea de a face aceasta trebuie să caracterizeze persoanele care lucrează în administrație.

Administratorii de afaceri trebuie să demonstreze gândire logică rapidă în coordonarea activităților de afaceri și, mai presus ca toate, trebuie să medieze între sfera de luare a deciziilor și sfera de execuție în companie. De asemenea, având în vedere că aproape toate activitățile de afaceri sunt legate de anumite termene, trebuie să-și asume responsabilitatea pentru respectarea anumitor termene.

Câteva dintre caracteristicile de bază pe care trebuie să le dețină toţi cei care au această ocupație sunt:
● sistematizare şi organizare,
● comunicare și deschidere (în special în comunicarea scrisă);
● analiză și responsabilitate,
● cunoștințe practice de corespondență și documentație de afaceri,
● nivel avansat de cunoștințe de lucru pe calculator și de contabilitate,
● cunoașterea unei limbi străine.

Obligaţiile de bază – serviciile administrative

Administratorul pregătește și eliberează conturile, ține evidența obligațiilor scadente de plată de la sediul afacerii. În plus, sarcinile administrative au început să înglobeze și înregistrarea facturilor.

În competenţa administratorului intră comunicarea telefonică și corespondența electronică, scrierea cererilor şi a scrisorilor de afaceri conform instrucțiunilor date, precum și completarea diferitelor formulare, completarea și arhivarea documentelor și responsabilitatea pentru mijloacele financiare încredinţate.

În domeniul serviciilor de corespondenţă şi comunicare, administratorii de afaceri:

- lucrează cu poşta curentă şi cu acte
- folosesc mijloacele de comunicare - orale, scrise, electronice, vizuale și audio
- asamblează şi emit diferite tipuri de cereri, formulare de înscriere, propuneri
- comunică oral și în scris cu clienții, băncile, serviciile fiscale și sociale
- pregătesc întâlniri, şedinţe, promoții, prezentări și organizează călătoriile oficiale.

În domeniul contabilităţii, administratorii de afaceri:

- efectuează servicii de casier
- plătesc cheltuielile, impozitul şi alte obligaţii fiscale
- colectează documentele de contabilitate şi le depun la înregistrare.

Serviciile pe care le pot efectua administratorii de afaceri

Datorită spectrului larg de capacități și abilități pe care le posedă, un administrator de afaceri este necesar în orice companie. Fie că este vorba de o afacere mică sau de una dintre cele mai de succes corporații din lume, administratorii de afaceri sunt o resursă necesară pentru succesul afacerii.

Abilităţile şi cunoştinţele pe care le veţi dobândi în urma şcolarizării pentru a deveni administrator de afaceri sunt:

• de comunicare
• de muncă în echipă
• de gestionare a timpului
• de luare a deciziilor
• de gestionare a documentaţiei de afaceri
• de întreținere a relaţiilor cu clienţii şi cumpărătorii
• de stabilire a unor bune relaţii publice
• de căutare şi utilizare a informaţiilor de pe internet
• de realizare a unei prezentări bune
• de realizare a comunicării de afaceri în limba engleză