Ce face un secretar de afaceri?

Secretarul de afaceri - descrierea jobului:

Practica a demonstrat că în descrierea jobului unui secretar de afaceri este inclusă și asistarea şefului în probleme legate de combinaţii de personal sau organizare internă. Aceasta nu înseamnă că secretarul de afaceri are libertatea de a lua decizii, ci doar obligaţia de a cunoaşte regulile firmei, sistematizarea internă şi organizarea (eficientă). De la un secretar de afaceri se așteaptă să cunoască Legea muncii, a administrației publice locale, procedura administrativă generală. Măcar în „linii mari” trebuie să aibă cunoştinţe despre regulile generale ale bugetului, contabilității, inspecţiei muncii şi impozitelor sau despre activitățile de birou şi standardele tehnice. De aceea, monitorizarea zilnică a acestor „documente”, dar și înregistrarea lor conform reglementărilor în uz fac parte din îndatoririle sale zilnice.

Munca de secretar presupune a ști, la nevoie, unde se află şi dacă este complet orice tip de documentaţie. Documentaţia de bază este alcătuită, pe lângă Legea administraţiei publice, din documentația electorală a sesiunii consiliului local şi din strategia de dezvoltare, de afaceri şi planul anual. Din documentaţia de proiect, secretarul are propunerea de proiect (studiul de fezabilitate), planul de implementare, situaţia bugetului şi diverse alte rapoarte. La cererea şefului, trebuie să fie pregătit şi să îi dea hârtiile valide „care compun documentaţia financiară: planuri şi documente despre procedură, acorduri financiare, facturi, reclamaţii şi garanţii. Dacă este vorba despre documentaţie legală, atunci în responsabilitatea sa cad diferite contracte şi acorduri, autorizaţii şi permise etc.

Caracteristicile unui secretar de afaceri:

În primul rând, un secretar de afaceri trebuie muncească sistematic şi să-și gestioneze bine timpul. Organizarea, empatia, răbdarea şi persistenţa sunt caracteristici fără de care nu se poate imagina un secretar de afaceri bun (asistent de afaceri). Este dezirabil ca secretarul de afaceri să fie un jucător de echipă şi un bun comunicator. Secretarul de afaceri, indiferent de educaţie, casă şi maniere, trebuie să aibă intuiţie şi agilitate, foarte des va trebui să aibă reacţii fulger.