Cursului Sistem de management al proiectelor

Gestionarea proiectelor nu este întotdeauna ușoară. În ciuda investiției unei cantități uriașe de resurse, efort și bunăvoință a echipei de proiect și a managerului de proiect, acestea se termină fără glorie. Proiectele eșuează din diferite motive, iar unele dintre ele sunt: ​​termene nerealizabile, obiective neclare, teama de risc, resurse indisponibile etc. Structura organizatorică aleasă greșit poate fi, de asemenea, unul dintre motivele prăbușirii proiectului.

Fiecare companie și fiecare proiect funcționează după o anumită structură organizatorică, iar pentru implementarea cu succes a proiectelor este foarte importantă alegerea structurii organizatorice adecvate. Structura organizatorică definește modul în care activitățile care vizează atingerea scopurilor finale ale organizației sunt coordonate și controlate. Probabil că cele mai cunoscute structuri organizatorice sunt funcționale, matriceale, procesuale, teritoriale, divizionare etc., iar fiecare dintre ele prezintă anumite avantaje și dezavantaje. Veți învăța cum să alegeți structura organizatorică potrivită, care va contribui la dezvoltarea proiectului într-o direcție pozitivă cu abilitățile sale de conducere.

Cursul abordează tema sistemelor de management ca instrument responsabil pentru stabilirea politicilor și obiectivelor. Scopul sistemului de management este de a atinge obiectivele de afaceri care sunt în conformitate cu misiunea și viziunea organizației. Puteți găsi o explicație detaliată a procesului de stabilire a unui sistem de management de proiect în cursul Sistem de management al proiectelor.

Cursul abundă de exemple care vor face ca urmărirea materialelor din lecții să fie interesantă și dinamică. Pentru toți cei care sunt interesați de proiecte, precum și de modalitățile de organizare a acestora, acest curs este alegerea potrivită.

Descrierea și scopul cursului Sistem de management al proiectelor

Cursul Sistem de management al proiectelor descrie conceptele de sistem de management și cele mai importante aspecte ale sale pe care o organizație orientată spre proiect le folosește în afacerea sa. Se pune accent pe principiile de organizare în cadrul sistemului de management, dar și pe tipurile de structuri organizatorice. Cursul descrie conceptul și structurarea organizației virtuale ca model modern de structură organizațională și de management al programului ca o nouă tendință a sistemului de management al proiectelor.

Cursul are un modul și șapte lecții. În prima lecție,cursanții se vor familiariza cu conceptele de bază necesare înțelegerii materiei. Vom arăta care întrebări trebuie luate în considerare cu atenție la introducerea unui sistem de management într-o organizație. A doua lecție abordează principiile de organizare în cadrul sistemului de management, care a fost stabilit de Henry Fayol. La curs ne vom ocupa și de specializare, standardizare, cooperare, integrare, centralizare și descentralizare. 

Vom prezenta descriptiv și schematic diferite forme de structuri organizatorice, precum funcționale, matriceale, de producție, de proces, de diviziune, inovatoare etc. Vom defini clar avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre aceste forme. Într-una dintre lecții, se va discuta mai mult despre managementul de proiect virtual, ca mod de management care, datorită tehnologiilor informaționale, devine tot mai important pe zi ce trece.

Scopul acestui curs este ca participanții să fie pe deplin familiarizați cu conceptele și activitățile legate de stabilirea cu succes a unui sistem de management de proiect în organizație, astfel încât pe viitor să poată aborda în mod independent implementarea acestui proiect complex în cadrul activității lor. Conținutul cursului le va permite participanților să dobândească abilități de bună organizare, precum și să creeze și să stabilească o structură organizatorică adecvată la introducerea unui sistem de management în organizație.

Cunoștințele pe care participanții le vor dobândi la acest curs îi vor ajuta să creeze cu succes o rețea de membri ai organizației virtuale în viitor, pentru a reduce costurile și a crește eficiența în timpul implementării proiectelor planificate, precum și pentru a conduce cu succes un program de proiecte care ar trebui să fie implementate integral la noi. Participanții care parcurg cu succes acest curs vor putea face comparații cu ușurință între proiecte, programe și portofolii.

Cursul Sistem de management al proiectelor vă va răspunde la următoarele întrebări:

Cum sunt definiți termenii precum proiect, management, management de proiect și sistem de management de proiect?

Un proiect este un efort temporar depus pentru a crea un produs, serviciu, rezultate unice într-un interval de timp dat, cu fondurile disponibile. Are început, realizare și sfârșit.

Managementul este o știință, profesie și practică care se concentrează pe problemele managementului afacerilor, eforturilor și sistemelor sociale și constă din următoarele procese: planificare, organizare, conducere și control. În contextul unui proiect, managementul poate fi definit ca un set de principii și metode, adaptate pentru a conduce echipe și pentru a controla constrângerile proiectului.

Managementul de proiect este o disciplină care permite aplicarea cunoștințelor, abilităților și tehnicilor specifice pentru a finaliza cu succes o sarcină de proiect. Combină trei elemente esențiale, și anume timpul, costul și calitatea. Sistemul de management poate fi definit ca un instrument care stabilește politici și obiective și conectează toate elementele sistemului de afaceri într-un singur sistem. Scopul său este de a atinge obiectivele de afaceri care sunt în conformitate cu misiunea și viziunea organizației.

Care sunt principiile de organizare în cadrul sistemului de management al proiectelor?

Henry Fayol a definit 14 principii de organizare:

1. Principiul unității de comandă, care vorbește despre necesitatea ca fiecare angajat să primească ordine de la un singur manager.

2. Principiul unității scopurilor, care prevede că toți angajații din organizație ar trebui să lucreze pentru a atinge aceleași obiective comune ale organizației. Conceptul este că există un singur lider, o activitate și un singur scop.

3. Principiul ierarhiei, care afirmă că este necesar să existe o anumită ordine care să reglementeze competențele în ceea ce privește managementul și conform acestui principiu determină locurile și competențele managerilor individuali în organizație și creează o structură ierarhică de conducere, armonizată cu structura organizatorică adecvată.

4. Principiul centralizării, care prevede că la fiecare nivel al scării ierarhice există un anumit manager care are toate competențele și toate drepturile în materie de management și poartă toată responsabilitatea.

5. Principiul autorității, care prevede că însușirea de bază a fiecărui manager ar trebui să fie autoritatea, fără de care managerul nu poate emite ordine angajaților sau nu poate îndeplini o funcție managerială.

6. Principiul diviziunii muncii, care spune că specializarea crește productivitatea prin eficientizarea angajaților.

7. Principiul recompensării, care spune că angajații ar trebui să primească recompense echitabile pentru munca și efortul lor.

8. Principiul corectitudinii, care spune că managerii trebuie să fie corecți în relațiile cu subalternii lor, altfel angajații nu vor fi loiali companiei în care lucrează.

9. Principiul unității personalului, care spune că ar trebui să existe spirit de echipă și cooperare între angajați pentru a crea unitate în cadrul organizației.

10. Principiul de inițiativă, care spune că tuturor angajaților trebuie să li se acorde libertatea de inițiativă și de creație.

11. Principiul ordinii, care spune că toate resursele trebuie să fie la locul potrivit, la momentul potrivit. Fiecare lucru trebuie să fie la locul potrivit.

12. Principiul subordonării intereselor individuale generalului, care prevede că interesele oricărui individ nu trebuie să fie înaintea intereselor organizației în ansamblu. Acest principiu este unul dintre cele mai dificil de gestionat.

13. Principiul disciplinei, care spune că angajații trebuie să respecte regulile de conduită și de muncă.

14. Principiul stabilității reținerii angajaților, care prevede că angajarea persoanelor trebuie să fie planificată, fără concedieri inutile. Fluctuațiile frecvente sunt o consecință a afacerii slabe a companiei. Schimbările angajaților sunt inevitabile, dar trebuie măsurate.

Ce este managementul programului și care sunt sarcinile acestuia?

În practica de afaceri, sunt frecvente situațiile în care există mai multe proiecte pe care o organizație trebuie să le implementeze cu succes sau un proiect foarte complex care combină mai multe subproiecte. În astfel de situații, se poate întâmpla ca managerul de proiect și echipa sa să nu poată îndeplini obligațiile proiectului. Soluția constă în introducerea unei noi abordări. 

Acea nouă abordare sau concept, se numește managementul programului. Managementul programului a fost dezvoltat ca o nevoie de depășire a complexității gestionării anumitor întreprinderi care implică mai multe proiecte relativ independente, unde conceptul de bază al managementului de proiect nu putea oferi rezultatele dorite, în primul rând din cauza dimensiunii și complexității programului și a numărului de oameni implicați.

În programul de management se folosește termenul de program, unde un program înseamnă un domeniu mare și complex care conține mai multe proiecte sau subproiecte, unde fiecare subproiect se referă la un aspect al companiei care este abordat ca un program. Sarcinile managementului programului sunt:

• dezvoltarea de programe care susțin misiunea și scopurile organizației;
• crearea unui buget și plan operațional pentru programe;
• coordonarea între echipe;
• analiza riscurilor și implementarea schimbărilor;
• cooperarea cu părțile interesate.

Planul și programa cursului

1. Introducere în sistemul de management al proiectelor

• Proiect, management, management de proiect și management de sisteme
• Introducerea sistemului de management în organizație

2. Principii de organizare în cadrul sistemului de management

• Teoria abordării sistemelor în management
• Principii de organizare în cadrul sistemului de management al proiectelor
• Specializare
• Standardizare
• Cooperare
• Integrare
• Centralizare și descentralizare

3. Structuri organizatorice tradiționale

• Structura organizatorică
• Structura organizatorică funcțională
• Structura organizatorică a producției
• Structura organizatorică a procesului
• Structura organizatorică teritorială
• Structura organizatorică divizională

4. Structuri organizatorice organice și reinginerie

• Structura organizatorică a proiectului
• Structura organizatorică a matricei
• Structura organizatorică pe unități strategice de afaceri
• Structura organizatorică inovatoare
• Structura organizatorică de urgență
• Alegerea structurii organizatorice
• Reinginerie

5. Structurarea organizațiilor virtuale ca model modern de structură organizatorică

• Management virtual de proiect
• Bazele de plecare ale structurării organizaționale a organizațiilor virtuale
• Structurarea organizațiilor virtuale

6. Management al programelor ca o nouă tendință a sistemului de management de proiect

• Managementul programului
• Managementul proiectelor și managementul programelor
• Tipuri de management al programului

7. Stabilirea unui sistem de management în organizație

• Introducerea unui sistem integrat de management
• Direcțiuni pentru un proiect de sistem de management integrat
• Elemente ale unui sistem de management de proiect