Cursul Managementul spațiului de afaceri

Probabil, unii dintre voi ați auzit de conceptul de management al spațiului de afaceri, dar nu erați siguri ce reprezintă exact și nici care sunt toate responsabilitățile din fișa postului unui manager de spațiu de afaceri. Dacă vreți să aflați, atunci cursul nostru este alegerea potrivită. Acest domeniu are o cotă tot mai mare din produsul intern brut global în fiecare zi, așa că acum este momentul să-l asimilați.

Managementul spațiului de afaceri poate fi văzut ca o profesie care se ocupă de spații, oameni și organizare. Mai exact, un manager de spațiu de afaceri se ocupă de întreținerea unor sisteme, precum clădiri de birouri și rezidențiale, centre de conferințe, hoteluri, școli etc. Managerii de facilități și-au asumat toate responsabilitățile legate de respectarea regulilor corporative și a reglementărilor legale ale spațiului, precum și de buna funcționare a unor părți ale clădirilor, cu scopul de a realiza un mediu sigur și eficient etc. Fișa postului lor include furnizarea de servicii de inginerie și arhitectură, angajarea producătorilor, întreținerea sistemelor informatice și de telecomunicații și chiar cumpărarea, vânzarea și închirierea de spații imobiliare și de birouri. Dacă decideți să introduceți managementul spațiului de afaceri în planul vostru de afaceri, aveți o bună oportunitate de a vă îmbunătăți afacerea și de a economisi costurile de operare.

Cursul Managementul spațiului de afaceri este împărțit în șase lecții, care conțin numeroase exemple ce vor face învățarea subiectului mai ușoară și mai interesantă.

Descrierea și scopul cursului Managementul spațiului de afaceri

La începutul acestui curs, ne vom familiariza cu definiția și termenii de bază legați de managementul spațiului de afaceri (engleză: Facility Management), iar apoi vom prezenta două abordări pentru realizarea unei astfel de lucrări. Prima este de a dezvolta propriul sector în cadrul companiei, condusă de un manager de facilități, iar a doua modalitate este de a angaja o firmă specială, specializată în îndeplinirea unor astfel de sarcini. Oamenii echivalează adesea managementul spațiului de birouri cu servicii de service, dar de fapt este mai mult decât atât. Un manager al spațiului de afaceri are responsabilitatea de a se asigura că o proprietate rezidențială sau comercială funcționează optim.

Prin urmare, ne vom familiariza în detaliu cu sarcinile pe care le îndeplinește, care pot fi clasificate în mai multe categorii: securitate, protecția sănătății, apărare împotriva incendiilor, întreținere/reparații/inspecții, curățenie, achiziții, închiriere, planificarea de afaceri, sarcini operaționale și schimbarea de spațiu. Vom aborda, de asemenea, practicile europene pentru managementul obiectelor. În plus, vom explica care lucrări includ investiții și întreținerea continuă a părților comune ale clădirilor și care lucrări intră sub incidența intervențiilor de urgență. Există o serie de motive pentru care o companie trebuie să introducă FM și vom enumera câteva dintre ele într-una dintre lecții.

Vom enumera și explica mai detaliat pașii standard în timpul implementării, și anume: identificarea obiectivelor de bază la introducerea FM-ului, formarea echipei FM și crearea strategiei organizaționale pentru FM și definirea metodelor și dinamicii de implementare. De asemenea, vom prezenta un model de organizare internă a companiei FM, care constă în finanțe, managementul obiectelor, întreținerea obiectelor, afaceri juridice generale și funcții administrative. În acest curs se vor spune mai multe despre terotehnologie, ca disciplină al cărei scop este căutarea costurilor tehnice și economice optime ale deținerii unui sistem de afaceri pe întregul său ciclu de viață. Tema unei lecții vor fi soluțiile software populare în domeniul FM.

Scopul acestui curs este de a instrui participanții pentru a deveni manageri de facilități de succes, care vor ști cum să minimizeze costurile și să maximizeze performanța. Acest curs va ajuta la înțelegerea sarcinilor și responsabilităților managerilor pentru sediile de afaceri, cu scopul de a îmbunătăți mediul de lucru.

Cursul vă va răspunde la următoarele întrebări:

1. Care sunt pașii standard atunci când implementați FM-ul într-o anumită companie?

1. Identificarea principalelor obiective la introducerea FM-ului:

• reducerea costurilor de exploatare;
• economie de energie;
• optimizarea utilizării resurselor spațiale;
• păstrarea valorii imobilelor;
• îmbunătățirea mediului de lucru;
• schimbarea imaginii companiei.

2. Formarea echipei FM, care include:

• angajarea consultanților externi pentru FM;
• identificarea persoanelor din cadrul organizației însăși care se vor ocupa de FM;
• asigurarea legăturii FM cu conducerea executivă a organizației;
• asigurarea accesului neîntrerupt la informaţie.

3. Crearea unei strategii organizaționale pentru FM și definirea metodelor și dinamicii de implementare:

• înregistrarea stării existente a obiectului, echipamentului, instalației și procesului, adică realizarea unui studiu „as is”;
• selectarea și activarea sistemului CAFM și consolidarea tuturor datelor relevante;
• începerea utilizării sistemului și rentabilitatea investiției inițiale (ROI).

2. Care sunt responsabilitățile managerului de facilități?

• Întocmirea documentației pentru licitații pentru antreprenori
• Managementul proiectelor, supravegherea și coordonarea subcontractanților
• Cercetarea disponibilității și facilităților în noul sediu
• Calculul și compararea costurilor cu obiectivele solicitate, echipamentele și serviciile necesare
• Planificarea dezvoltării viitoare în conformitate cu obiectivele strategice de afaceri
• Gestionarea introducerii schimbărilor în așa fel încât să asigure o întrerupere minimă a activității de bază a companiei
• Căutare și închiriere de facilități
• Planificarea și furnizarea de servicii de bază, cum ar fi: recepție, securitate, întreținere, expediere prin corespondență, dosar, curățare, furnizare de alimente și băuturi pentru angajați, eliminarea deșeurilor și reciclarea
• Verificarea dacă clădirea îndeplinește cerințele de sănătate și siguranță
• Planificarea celei mai bune amenajări și utilizări a spațiului și resurselor în clădiri noi sau reorganizarea spațiilor existente
• Verificarea faptului că obligațiile contractuale asumate de personal sau subcontractanți sunt îndeplinite la timp și conform acordului
• Angajarea și gestionarea echipelor care acoperă diferite tipuri de responsabilități
• Răspuns rapid la toate situațiile de urgență și defecțiuni
• Îmbunătățirea procesului de organizare în unitate, crearea programelor de întreținere și echipamente, ținerea evidenței și introducerea de noi sisteme informatice în acest scop

3. Care sunt motivele pentru care jobul unui manager de facilități a devenit mai complex?

Există multe motive pentru care jobul unui manager de facilități a devenit complex:

• obiectele au devenit mult mai mari și mai complicate, bazându-se adesea pe sisteme informatice și electronice de suport care necesită expertiză în operare și reparare;
• nevoia tot mai mare de economie în corporații a impus un imperativ de eficiență în afacerile operaționale;
• creșterea dependenței de munca în echipă, echipele multifuncționale și lucrul de acasă au adus noi cerințe în ceea ce privește spațiul și infrastructura;
• în cele din urmă, responsabilitățile managerului de unități s-au extins pentru a include toate aspectele de întreținere și, de-a lungul timpului, au început să includă verificarea conformității întreprinderilor cu reglementările legale, cum ar fi accesibilitatea instalației pentru persoanele cu dizabilități, îndepărtarea materialelor periculoase, manipularea și alte probleme de siguranță.

Planul și programa cursului Managementul spațiului de afaceri

1. Bazele managementului spațiului de afaceri

• Definiție și termeni de bază
• Dezvoltarea managementului spațiului de afaceri
• Sarcinile managementului facilităților
• Practica europeană
• Viitorul managementului spațiului de afaceri

2. Gestionarea și întreținerea instalațiilor în exploatare

• Gestionarea facilităților – practica europeană
• Întreținerea obiectelor
• Întreținerea clădirilor rezidențiale și apartamentelor

3. Implementarea managementului spațiului de afaceri

• Implementarea FM-ului
• Profilul managerului de facilități
• Angajarea unei companii FM

4. Ciclul de viață al obiectelor și companiilor specializate în managementul spațiului de afaceri

• Terotehnologie
• Model de organizare internă a companiei FM
• Modul de funcționare a unei companii moderne FM

5. Cerințe de sistem și soluții software

• Cerințe de sistem
• Principalele funcții ale software-ului
• Funcționalitatea software-ului
• ArchiFM Maintenance procedure

6. Tendințe în managementul spațiului de afaceri

• FM industrial
• FM în sectorul public
• Soluții la provocările FM