Effective Business Communication

În orice tip de comunicare este foarte important să transmiteți într-un mod eficient mesajul, adică să nu se piardă esența mesajului în timpul conversației. Cursul Comunicarea eficientă în afaceri vă va învăța cum să deveniți un comunicator eficient și ce obstacole se întâlnesc în mediul de afaceri și în conversația de afaceri. În asimilarea materiei, accentul va fi pus pe modalitățile de a depăși cel mai ușor aceste provocări.

Desigur, pentru a deveni un comunicator eficient, este necesar să acordați atenție la numeroși factori, dintre care cei mai importanți sunt limbajul corpului, ascultarea activă și asertivitatea. În acest curs, se va discuta despre definirea conceptului și a tipului de comunicare în afaceri, apoi despre complexitatea întregului proces.

Comunicarea eficientă vorbește despre relațiile de conversație, adică despre conversația din mediul intern și extern. De asemenea, cuprinde și comunicarea între indivizi, adică întreaga rețea cu canale de conversație. Sunt explicate diferența dintre relațiile de gen, posibilele bariere în conversație, precum și modalitățile în care acestea pot fi depășite. În lumea modernă, când afacerile se desfășoară tot mai mult prin internet, comunicarea eficientă este foarte importantă.

În acest scop, cursul de față vă va familiariza și cu modalitățile de comunicare online de afaceri pe rețelele sociale, chat, e-mail, blog, precum și cu comunicarea la apariția în mass-media și folosind alte tipuri de comunicări electronice. Acestea sunt abilități foarte apreciate în lumea afacerilor, dar și în viața de zi cu zi.

Descrierea și scopul cursului

La începutul cursului ne vom familiariza cu conceptul de comunicare în afaceri, caracteristicile, rolurile în organizație, precum și importanța pe care o are acest concept. Vom explica în detaliu toate elementele procesului de comunicare, și anume: expeditor, mesaj, canal, destinatar și zgomot.

Cursul „Comunicare eficientă în afaceri” abordează conceptul și modalitățile de exprimare a comunicării interne și externe. Vom acorda atenție și direcțiilor de comunicare internă (ascendentă, descendentă și laterală). Vom defini diferențele dintre comunicarea directă și cea indirectă, și vom da exemple pentru ambele forme de comunicare în lumea afacerilor.

Având în vedere modul de exprimare, distingem două tipuri de comunicare: comunicarea verbală și nonverbală, așa că, vom explica în detaliu aceste două forme de comunicare în afaceri. Vom enumera cum poate fi comunicarea verbală, care sunt diferențele dintre comunicarea orală și cea scrisă, și când ar trebui să le folosim. Vom defini și câteva dintre modalitățile de îmbunătățire a comunicării verbale.

Apoi, vom acorda atenție modurilor de exprimare a comunicării nonverbale, cum ar fi fața, ochii, mișcarea, comportamentul, atitudinea, postura, utilizarea spațiului, aspectul fizic etc. Într-una dintre lecțiile cursului vom prezenta și diferite stiluri de comunicare, și anume: ​​pasiv, agresiv, pasiv-agresiv și asertiv.

Cursul abordează în detaliu tema - cum se poate deveni un comunicator eficient și ce obstacole pot fi întâlnite în comunicarea eficientă din mediul de afaceri.

Scopul cursului este ca participanții să învețe să comunice eficient și să aibă o comunicare de succes, în special într-un mediu de afaceri. De asemenea, cursanții vor învăța cum să identifice ce tipuri, metode și canale de comunicare ar trebui să utilizeze în mediul de afaceri pentru a obține o eficiență maximă în comunicare. Participanții vor stăpâni tehnicile de comunicare scrisă și orală de succes, precum și aplicarea de calitate a comunicării nonverbale în organizație.

Ei vor învăța cum să scrie un e-mail de afaceri, un document de afaceri, o scrisoare de afaceri, să conducă întâlniri, să participe la negocieri etc. Participanții vor afla cum pot deveni comunicatori eficienți și cum să implementeze cu succes sfaturi pentru o mai bună comunicare în afaceri.

Cursanții care asimilează cu succes acest curs vor avea posibilitatea de a distinge mai ușor diferențele dintre formal și informal, direct și indirect, intern și extern, unidirecțional și bidirecțional etc.

Cursul Comunicarea eficientă în afaceri vă va răspunde la următoarele întrebări:

Cum se definește comunicarea în afaceri și ce avantaje aduce?

Comunicarea în afaceri este un proces conștient, organizat, planificat și conceput pentru transmiterea mesajelor de afaceri de la expeditor la destinatar. Reprezintă schimbul de informații, idei, păreri și sentimente în mod verbal și nonverbal. Se bazează pe cunoștințele asimilate de comunicare, psihologie, management, vânzări, marketing și tehnologia informației.

Comunicarea în afaceri poate fi văzută ca o parte vitală a managementului unei organizații și afaceri. Ar trebui să fie consecventă, precisă, profesionistă și bine făcută. Avantajele unei bune comunicări comerciale sunt:

• motivează membrii unei organizații pentru o performanță mai bună
• ușurează interacțiunea
• accelerează rezolvarea problemelor,
• îmbunătățește mediul de lucru
• reduce costurile
• menține legăturile de afaceri
• crește productivitatea
• stimulează o conexiune mai mare a angajaților cu activitățile pe care le fac
• permite o reacție mai optimă la nereguli
• aduce un rezultat financiar mai bun

Care sunt cele 4 stiluri de bază de comunicare în afaceri?

Stilul pasiv de comunicare este caracterizat de incapacitatea de a-și exprima propriile păreri, convingeri, sentimente și nevoi într-un mod asertiv. Când o persoană se comportă pasiv, își încalcă propriile drepturi și își sufocă propriile nevoi. Deseori renunță la opiniile sale. O persoană care se comportă astfel este, de obicei, ghidată de credința că ceilalți sunt mai importanți decât ea.

Stilul agresiv presupune susținerea directă a propriilor drepturi și exprimarea gândurilor, sentimentelor, convingerilor într-un mod necorespunzător, care, de obicei, amenință drepturile altei persoane. Aceasta este poziția dominantă în comunicare. Comportamentul agresiv urmărește aproape întotdeauna să stabilească controlul asupra altor oameni, să atingă un scop și să demonstreze putere.

Comportamentul pasiv-agresiv combină atât elemente de comportament pasiv (frica), cât și de comportament agresiv (furie). Oamenii cu acest comportament par să se comporte pasiv și calm, dar își deversează furia într-un mod indirect și adesea asupra cuiva care nu este sursa furiei lor.

Comunicarea asertivă este încrezătoare în sine, conștientă de sine și bine argumentată. Persoanei nu îi este teamă să vorbească în nume personal, nici să gândească cu propria voce. Nu recurge la agresivitate și nu își impune părerile celorlalți.

Ce este ascultarea activă și care sunt etapele acestui proces?

Ascultarea activă este o formă de comunicare în care cineva este complet concentrat asupra interlocutorului și asupra a ceea ce spune. Persoana încearcă să înțeleagă părerile interlocutorului și să nu-l întrerupă în timpul prezentării. Ascultarea activă include privirea interlocutorului în ochi, precum și datul din cap în semn de aprobare.

Șase pași ai ascultării active:

• Percepția sunetului – Aici începe procesul de ascultare. Uneori auzim ceea ce spune cealaltă persoană, chiar dacă nu îi acordăm atenție.
• Înțelegerea cuvintelor pe care le-am auzit – Nu este suficient să auzim doar ceea ce spune cineva, este necesar să și înțelegem. Dacă cineva vorbește o limbă necunoscută pentru noi, auzim persoana respectivă, dar nu o înțelegem. Dacă nu sunteți siguri de ceea ce spune cealaltă persoană, trebuie să-i puneți o întrebare pentru a vedea dacă înțelegeți bine mesajul.
• Memorie, stocarea ideilor în memorie – Să țineți minte ceea ce auziți este esențial pentru comunicarea în afaceri, deoarece vă permite evitarea situațiilor neplăcute. Memoria pe termen scurt este o abilitate care poate fi exersată.
• Interpretarea a ceea ce am auzit – Interpretarea este procesul de atribuire a sensului informației, care constă din două părți. Prima este să acordăm atenție comportamentului vorbitorului, adică să urmărim semnele verbale și nonverbale, iar a doua parte este indicarea interlocutorului că am înțeles corect mesajul (de exemplu, dând din cap).
• Estimarea credibilității și intenției interlocutorului – În această fază, se apreciază corectitudinea afirmațiilor interlocutorului. Faptele sunt separate de opinie.
• Răspunsul dat interlocutorului – Ultima fază a unei ascultări eficiente este feedbackul.

Ce este conceptul de comunicare verbală, dar nonverbală?

Având în vedere modul de exprimare, mai exact forma, există două tipuri de comunicare: comunicarea verbală și nonverbală. Comunicarea verbală se realizează prin vorbire, ascultare, scriere și citire. Include diferite discuții și conversații formale și informale. Se desfășoară cu ajutorul anumitor unități de limbaj: cuvinte, sintagme și propoziții. Comunicarea verbală poate fi împărțită în orală și scrisă.

Comunicarea nonverbală este un tip de comunicare care nu folosește cuvinte și apare sub diferite forme și prin diferite canale. Aceste canale sunt fața, ochii, mișcările, gesturile, comportamentul, atitudinea, postura, utilizarea spațiului, aspectul fizic etc. Comunicarea nonverbală este o formă universală de vorbire umană. Se schimbă sub influența culturii, a situației sociale, a apartenenței de grup, a profilului de personalitate și a altor factori. Conținutul nonverbal cuprinde mult mai multe informații despre ceea ce gândim cu adevărat decât tot ce spunem.

Având în vedere modul de exprimare, mai exact forma, există două tipuri de comunicare: comunicarea verbală și nonverbală. Comunicarea verbală se realizează prin vorbire, ascultare, scriere și citire. Include diferite discuții și conversații formale și informale. Se desfășoară cu ajutorul anumitor unități de limbaj: cuvinte, sintagme și propoziții. Comunicarea verbală poate fi împărțită în orală și scrisă.

Comunicarea nonverbală este un tip de comunicare care nu folosește cuvinte și apare sub diferite forme și prin diferite canale. Aceste canale sunt fața, ochii, mișcările, gesturile, comportamentul, atitudinea, postura, utilizarea spațiului, aspectul fizic etc. Comunicarea nonverbală este o formă universală de vorbire umană. Se schimbă sub influența culturii, a situației sociale, a apartenenței de grup, a profilului de personalitate și a altor factori. Conținutul nonverbal cuprinde mult mai multe informații despre ceea ce gândim cu adevărat decât tot ce spunem.

Având în vedere modul de exprimare, mai exact forma, există două tipuri de comunicare: comunicarea verbală și nonverbală. Comunicarea verbală se realizează prin vorbire, ascultare, scriere și citire. Include diferite discuții și conversații formale și informale. Se desfășoară cu ajutorul anumitor unități de limbaj: cuvinte, sintagme și propoziții. Comunicarea verbală poate fi împărțită în orală și scrisă.

Comunicarea nonverbală este un tip de comunicare care nu folosește cuvinte și apare sub diferite forme și prin diferite canale. Aceste canale sunt fața, ochii, mișcările, gesturile, comportamentul, atitudinea, postura, utilizarea spațiului, aspectul fizic etc. Comunicarea nonverbală este o formă universală de vorbire umană. Se schimbă sub influența culturii, a situației sociale, a apartenenței de grup, a profilului de personalitate și a altor factori. Conținutul nonverbal cuprinde mult mai multe informații despre ceea ce gândim cu adevărat decât tot ce spunem.

Cum poate fi împărțită comunicarea de afaceri în funcție de locul de origine?

În funcție de locul în care are loc comunicarea, există comunicarea internă și externă.

Comunicarea internă în afaceri se face în organizație, între diferite departamente și angajații care lucrează în acele departamente. Comunicarea internă include comunicarea verticală de la vârf la bază, și de la bază la vârf, comunicarea orizontală și schimbul de informații între angajați. Acest tip de comunicare este extrem de important pentru conducerea unei organizații.

Este premisa pentru o bună muncă în echipă, iar dacă nu este bine organizată, poate fi cel mai mare obstacol al ei. Comunicarea externă în afaceri este orientată pe stabilirea comunicării cu mediul în care își desfășoară activitatea organizația. Aici intră comunicarea cu furnizorii, partenerii de afaceri, mass-media, clienții, acționarii, guvernul și comunitatea socială mai largă. Prin schimbul de informații, organizația devine conștientă de nevoile clienților, de disponibilitatea furnizorilor, cerințele acționarilor etc.

Care sunt diferențele dintre comunicarea formală și informală de afaceri?

Comunicarea formală de afaceri este o transmitere oficială de informații, în scris și oral,  planificată în avans. Este un tip de comunicare care a fost aprobat, și probabil controlat de companie și se realizează într-o formă determinată, cu precizie. În fiecare organizație există o rețea de comunicare formală în care informațiile circulă de-a lungul nivelurilor ierarhice. Comunicarea formală este încurajată de managementul organizației, deoarece este necesară pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor de afaceri și, prin urmare, ar trebui să fie conformă cu nevoile organizației.

Comunicarea informală de afaceri este responsabilă pentru stabilirea unei comunicări mai flexibile și mai naturale. Este concentrată pe dezvoltarea relațiilor interpersonale și reprezintă un flux important de informații în organizație. Este o formă secundară de comunicare care, spre deosebire de comunicarea formală, nu are reguli de urmat în procesul de transmitere a mesajului. Informațiile neoficiale rezultă din interesele sociale și personale ale indivizilor.

Care sunt principiile unei comunicări de afaceri?

Comunicarea poate fi considerată de succes dacă destinatarul a înțeles corect mesajul transmis de expeditor. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să aderăm la anumite principii, care includ principiul clarității, acurateței, conciziei, direcției conținutului și designului.

• Principiul clarității – Mesajul trebuie formulat în cel mai simplu mod posibil.
• Principiul acurateții - Înainte de a trimite un mesaj destinatarului, ar trebui să verificăm toate informațiile pe care acesta le conține. Dacă nu suntem siguri de ceva, nu trebuie menționat în conversație.
• Principiul conciziei – Nu trebuie să exagerăm cantitatea de informații pe care încercăm să o livrăm interlocutorului. Însă, nici nu trebuie să fim prea zgârciți.
• Principiul orientării conținutului - Interlocutorii se așteaptă reciproc să adere la subiect.
• Principiul designului - Forma adecvată în comunicarea de afaceri este o parte integrantă a procesului de interacțiune.

Planul și programa cursului

Modulul 1 – Conceptul de comunicare eficientă în afaceri 

• Conceptul de comunicare în afaceri
• Metode, direcții și canale de comunicare în afaceri
• Comunicarea verbală de afaceri
• Comunicarea nonverbală de afaceri
• Tipuri de comunicare în afaceri – formală și informală

Modulul 2 – Abilități de comunicare în afaceri 

• Stiluri de comunicare
• Comunicarea în afaceri la negociere
• Obstacole în comunicarea în afaceri
• Comunicarea de succes în afaceri