Asistentul virtual este soluția ideală pentru o afacere individuală

Dacă vreţi să fiţi „propriul vostru şef”, să lucraţi de acasă şi aveţi afinitate pentru afacerile moderne, asistentul virtual este o alegere excelentă pentru voi.

Este vorba de un job cunoscut şi sub numele de „secretar/ă virtual/ă”, care vă permite să furnizaţi servicii clienţilor prin intermediul internetului. Desigur, acesta nu este singurul domeniu cu care se ocupă asistenții online – aveți la dispoziție o gamă largă de servicii. De voi depinde ce alegere veţi face pentru o carieră independentă.

Pentru că este vorba de o profesie foarte căutată, aflaţi la timp cum să deveniţi un asistent virtual şi ce aptitudini şi cunoştinţe trebuie să aveţi pentru o carieră de succes.

Ce activităţi poate face un asistent virtual?

Asistentul virtual lucrează, în general, de acasă, prin intermediul internetului. Aceasta înseamnă că, pentru majoritatea joburilor oferite pe piaţă, este suficient un laptop şi o conexiune rapidă la internet - şi cunoştinţe adecvate, bineînţeles. Prin acest tip de job, aveţi libertate deplină de a vă crea mediul de lucru şi de a vă gestiona timpul.

În România, freelancingul este foarte dezvoltat, deoarece permite nu doar relaţii cu clienţii locali, ci şi cu companiile străine, care plătesc excelent pentru serviciile prestate. Totuşi, înainte de a începe să profesaţi în acest domeniu, trebuie să exploraţi piaţa şi să decideţi ce este exact ceea ce doriţi să oferiţi clienţilor voştri.

Pentru a începe cu succes o afacere independentă, trebuie să dobândiţi anumite cunoştinţe şi competenţe. Un lucru bun este că puteţi începe să lucraţi relativ repede, pentru că pe piaţă există loc şi pentru începători. Desigur, dobândirea noilor cunoştinţe vă poate ridica preţul muncii şi vă poate facilita în continuare cariera.

În primul rând, trebuie să vă concentraţi asupra dobândirii competenţelor necesare pe piaţa freelance. În prezent, foarte căutaţi sunt asistenţii care sunt experţi în domeniile, cum ar fi: managerul de resurse umane, relaţiile publice, operaţiuni bursiere, administrarea afacerilor etc. Având în vedere o gamă largă de competenţe, de voi depinde domeniul în care vă veţi perfecţiona.

Job online cu numeroase avantaje 

Când lucraţi prin intermediul internetului, este clar că unul dintre principalele avantaje este o organizare independentă a timpului. Mai exact, de voi depinde când veţi lucra şi pentru cine. Dacă sunteţi o „pasăre de noapte”, puteţi colabora cu clienţi din alte fusuri orare. Un beneficiu suplimentar este reducerea costurilor forţei de muncă, astfel încât nu veţi pierde timpul călătorind până la locul de muncă şi nu va trebui să vă faceţi griji cum să vă îmbrăcaţi. Când sunteţi freelancer, vă controlaţi singuri cariera.

Tocmai din acest motiv, munca depusă de un asistent virtual este extrem de populară în România şi în lume. Se presupune că în prezent, în întreaga lume lucrează peste 25.000 de asistenţi şi se crede că numărul lor este în continuă creştere. Este interesant faptul că, în ciuda numărului mare de asistenţi virtuali, pentru toţi există muncă, indiferent de nivelul de expertiză.

Desigur, veţi încerca constant să progresaţi, deoarece, ca un freelancer cu experienţă, puteţi conta pe onorarii extrem de mari. Acesta este, de asemenea, cel mai mare avantaj al acestui job - oportunitatea de a câștiga foarte bine cu ajutorul cunoştinţelor avute.

Un număr mare de locuri de muncă apar tocmai pentru că multe companii mici nu au suficiente persoane pentru a acoperi o serie de obligații. Pentru aceste companii este mult mai important să angajeze un colaborator extern, care va lucra pentru un onorariu adecvat, decât să angajeze personal în cadrul companiei.

In timp ce un freelancer este plătit doar printr-o formă de compensaţie pentru serviciul prestat, pentru angajat trebuie plătite impozitele şi contribuţiile, asigurarea de sănătate, concediul medical, concediile anuale... Prin urmare, asistenţii virtuali vor fi întotdeauna căutaţi, ceea ce înseamnă că veţi avea întotdeauna un job.

În calitate de asistent virtual aveţi o selecţie largă de competenţe

Când începeţi cariera de asistent virtual, veţi realiza că clienţii au o varietate de cerinţe. Pentru a alege cei mai buni clienţi, trebuie să decideţi domeniul care vă convine cel mai mult. Acest lucru nu înseamnă că nu trebuie să aveţi cunoştinţe şi competenţe şi în alte domenii de afaceri, dimpotrivă.

Tocmai din cauza diferitor cerinţe ale angajatorilor, cariera unui asistent virtual poate fi extrem de interesantă şi plină de provocări. Rareori veţi întâlni exact aceleaşi cerinţe ale clienţilor, deci este important să aveţi o gamă largă de cunoştinţe. În acest fel, veţi rezolva cu succes fiecare activitate şi veţi obţine încă un client mulţumit, care va colabora, cu siguranţă, din nou cu voi.

Dar care sunt acele tipuri de joburi pentru care trebuie acumulate cunoştinţe şi competenţe specifice? Internetul este o piaţă imensă şi, ca asistent virtual, uneori veţi efectua traduceri, veţi tasta texte, veți cerceta piaţa, veți introduce informaţii într-o bază de date, veţi crea prezentări...

Uneori se vor căuta lucruri complet diferite. Astfel de joburi necesită un nivel mai înalt de cunoştinţe, dar, în acelaşi timp, acestea sunt cele mai bine plătite joburi. Este bine să ştiţi să estimaţi întotdeauna real serviciile voastre. O estimare corectă a costurilor şi a timpului este elementul primar la acest tip de joburi.

Acest lucru este valabil, în special, în cazul în care doriţi să obţineţi joburi de calitate şi o mare reputaţie printre clienţi. De la voi se va aștepta întotdeauna să livraţi serviciul la timp, indiferent de dificultăţile pe care le aveţi în timp ce lucraţi. Odată ce aţi ajuns la un acord în ceea ce priveşte condiţiile de lucru la un proiect, nu veţi putea să le schimbaţi ulterior.

Unele dintre cele mai populare joburi în calitate de asistent virtual se pot obţine în următoarele domenii:

Administrarea afacerilor 

Ca asistent virtual care se ocupă cu administrarea afacerilor, vi se va încredinţa organizarea anumitor segmente ale companiei. Activităţile din domeniul administrării sunt foarte populare printre asistenţi.

În ceea ce priveşte o poziţie foarte responsabilă, multe companii se adresează experţilor din afara companiei. Este foarte important ca angajatorii să aibă o persoană de încredere pe care se pot baza, dar, în acelaşi timp, să nu aibă costuri mari.

Deoarece activitatea de „secretar virtual” sau de asistent al directorului poate fi făcută de acasă, multe companii deleagă unele obligaţii asistenţilor, ceea ce este mult mai benefic pentru ei decât recrutarea unui nou personal. Administrarea afacerilor este o alegere excelentă atât pentru freelancerii cu experienţă, cât şi pentru începătorii absoluți. Prin îmbunătățire constantă veţi ajunge la nivelul în care veţi putea accepta mai mulți clienți cu responsabilități similare.

Cele mai comune sarcini ale asistenților virtuali s-au concentrat asupra sarcinilor administrative, cum ar fi:

• pregătirea diverselor contracte;
• comunicarea cu alte sectoare din cadrul companiei;
• organizarea sarcinilor zilnice ale superiorilor;
• scrierea e-mail-urilor de afaceri;
• prelucrarea documentației electronice.

Online PR 

Odată cu dezvoltarea rețelelor sociale şi a noilor tehnologii, apare nevoia de un manager de relații publice, cu accentul pe internet. Într-adevăr, construirea imaginii unei companii este un proces pe termen lung, care necesită un nivel ridicat de expertiză, dar şi talent.

Un bun expert în relaţii publice, pe internet, poate multiplica afacerea companiei pentru care lucrează. PR-ul online creează imaginea companiei pe internet şi se străduiește să o facă cât mai pozitivă posibil. De asemenea, într-o situație de criză, de la voi se va aștepta să răspundeți în timp util şi să oferiți soluția potrivită, care va reduce sau elimina problema.

Social media management 

Dacă vă simțiți cel mai bine în mediul din rețelele sociale, pe forumuri şi site-uri, atunci managementul în mediile sociale este un domeniu ideal de muncă. Monitorizarea constantă a noilor tendințe în comunitatea de pe internet şi îmbunătățirea continuă reprezintă cea mai bună modalitate de a progresa în carieră.

În acest fel, veţi deveni foarte rapid un expert în comunicarea pe rețelele sociale, cum ar fi: Twitter, Facebook, Instagram, Snapchat şi altele. Uneori, o postare bună poate aduce mai mult decât orice campanie de marketing.

Consilier financiar 

În calitate de consilier financiar virtual, va trebui să urmăriți cu succes fluxurile financiare ale companiei. Administrarea adecvată a finanțelor implică nu doar gestionarea corectă a veniturilor şi cheltuielilor, ci şi identificarea în timp util a riscurilor.

Dacă bugetele, analizele, statisticile şi contabilitatea sunt domeniile în care aveţi cunoştinţe şi competențe, atunci acesta este jobul ideal pentru voi. În ceea ce privește profesia exactă, va fi foarte uşor să vă prezentaţi rezultatele. Cu timpul, veţi avea şi clienţi permanenţi, care se vor baza pe sfaturile voastre, ceea ce va facilita şi mai mult munca voastră şi vă va asigura o carieră de succes a unui asistent financiar virtual.

Există multe ramuri de afaceri în care veţi putea încerca să activaţi, dar doar de voi depinde cât succes veţi avea. Nu vă fie teamă să încercaţi diferite domenii pentru a defini exact ce afacere independentă doriţi să dezvoltaţi pe internet.

Cum să găsiți clienți fiabili pe internet? 

Pentru că activitatea se desfăşoară în mediul online, majoritatea clienţilor sunt, de asemenea, pe internet, aşadar, trebuie doar să ajungeţi la ei. Cel mai bun loc pentru aceasta sunt site-urile specializate pentru joburile freelance, cum ar fi Upwork sau Freelancer. Clienţii dau oferte de locuri de munca pentru freelancerii înregistraţi, care apoi estimează cât va costa serviciul.

Pe aceste site-uri este extrem de important să se dezvolte o anumită reputaţie, adică să aveţi cât mai multe sarcini finalizate cu succes. Foarte importante sunt şi comentariile pozitive din partea angajatorilor, deoarece acest lucru înseamnă că aţi lăsat o impresie atât de bună, încât au dorit să vă recomande altora.

Având în vedere că aceste site-uri oferă locuri de muncă din întreaga lume, este de așteptat să aveţi cel puţin cunoştinţe solide de limba engleză. Unii angajatori chiar insistă asupra unui nivel înalt de cunoştinţe, însă acest lucru depinde de tipul de activitate pe care o faceţi. În cazul în care vorbiţi şi o altă limbă străină, veţi avea un avantaj mare faţă de concurenţă.

Prin urmare, un client va angaja mai degrabă un asistent virtual cu care poate să comunice în limba sa maternă. Cunoașterea unei alte limbi străine deschide noi pieţe cu clienţii care nu vorbesc bine limba engleză.

Cum arată colaborarea cu clienții? 

Fiecare client este diferit, astfel încât şi experiența asistenților virtuali este diferită. Mulţi factori influenţează calitatea comunicării şi colaborarea dintre asistentul virtual şi client. Desigur, comunicarea este influențată şi de cultura de afaceri a ţării în care operează compania. Diferite națiuni au diferite obiceiuri de lucru, dar trebuie luate în considerare şi alte fusuri orare.

Se poate întâmpla să lucraţi pentru un angajator pentru care este important doar să primească la timp serviciul pentru care aţi fost angajat. Pe de altă parte, altcineva va dori să fie inclus în mod constant în fiecare etapă a procesului. Acest lucru va depinde, de asemenea, de nivelul de comunicare, care este deseori un factor-cheie în rezolvarea sarcinilor.

Pur şi simplu, nu există reguli în cazul angajatorilor. Se poate întâmpla ca, la prima vedere, o activitate extrem de grea să pară foarte uşoară datorită amabilităţii clientului. De voi depinde să vă prezentați întotdeauna în cel mai bun mod posibil, să aveţi cunoştinţele potrivite şi răbdare.

Ce instrumente de lucru foloseşte un asistent virtual în munca zilnică?

Pe măsură ce vă rezolvaţi întotdeauna toate obligațiile în fața unui calculator, este clar că primul lucru pe care trebuie să-l asiguraţi este un calculator. Pentru început, aveţi nevoie de un calculator fiabil, cel mai bine un laptop, deoarece, în acest caz, sunteți mai mobili. În ceea ce privește programele, este foarte important să folosiţi programe, cum ar fi Word, PowerPoint, Excel şi alte programe MS Office.

De la voi se va aştepta întotdeauna să cunoaşteţi programe specifice unei anumite profesii. Acestea sunt instrumente care fac mai uşoară munca şi comunicarea de zi cu zi. În relaţiile cu clienţii, multe sarcini vor fi înregistrate prin programe specializate pentru lucrul în echipă, cum ar fi: Slack, Wrike, Trello etc. Acestea vor uşura semnificativ comunicarea cu clienţii şi vor reduce numărul de probleme care se pot aștepta în acest proces.

În ceea ce priveşte trimiterea e-mail-urilor de marketing, cel mai popular şi practic program este Mailchimp. Deoarece un text sau un e-mail scris corect, din punct de vedere gramatical, este o caracteristică a profesionalismului, în timpul redactării este important să folosiţi un verificator de gramatică (grammar checker), cum ar fi Grammarly.

Pentru comunicarea directă cu clienții se presupune utilizarea serviciilor VoIP. Programele, cum ar fi Viber, WhatsApp, Skype sau Google Meet, oferă o comunicare audio şi video prin intermediul internetului. Pentru multe locuri de muncă sunt inevitabile şi telefoane VoIP, care vă permit să comunicaţi cu străinii fără ca aceştia să ştie că sunteţi chiar la celălalt capăt al lumii. Acest lucru este valabil mai ales pentru centrele de apel, recepţiile virtuale ale hotelurilor sau pentru diverse forme de suport tehnic.

Care este câştigul lunar al unui asistent virtual? 

Cât câştigă un asistent virtual? Răspunsul poate fi foarte complicat, deoarece depinde de mulţi factori. În preţul muncii depuse trebuie să calculaţi complexitatea muncii, bugetul angajatorului, nivelul cunoştinţelor, numărul de recomandări pe care le aveţi şi factorul de noroc.

Ca începător, cu siguranţă veți fi mulţumiţi cu onorarii mai mici pentru a avea ocazia să vă dovediţi pe piaţă. Pe măsură ce îndepliniţi mai multe sarcini, veţi avea ocazia să creşteţi preţul serviciilor. În timp ce preţurile pot varia considerabil, un preţ mediu trebuie să existe întotdeauna.

Potrivit celor mai recente informaţii, în SUA, asistenţii personali câştigă aproximativ 16 dolari pe oră, în timp ce câştigurile lunare pot fi de la 500 de dolari în sus.

Sunteţi pregătiţi să deveniţi freelancer? 

Dacă sunteţi pregătiţi să faceţi faţă afacerilor interne şi afacerilor internaţionale, să vă asumaţi riscul şi să înființați propria afacere, atunci jobul de asistent virtual este o alegere excelentă. De la voi se va aștepta să urmăriți în mod constant noile tendințe şi să vă îmbunătăţiţi competenţele. Pur şi simplu, munca pe internet este extrem de dinamică şi se schimbă de la o zi la alta. Ar trebui să se ţină cont de faptul că numărul de freelanceri creşte în mod constant, în special numărul de asistenţi virtuali.

Nu permiteţi să depindeţi de ceilalţi, ci păstraţi un control strict asupra carierei. Trebuie doar să vă direcţionaţi cunoştinţele şi interesele către afacerea pe internet. Fiecare dintre noi era cândva începător, iar vestea bună este că pe piaţa consultanţilor virtuali există întotdeauna de lucru.

Faceţi toate pregătirile, perfecţionaţi-vă cunoştinţele, concentraţi-vă pe două sau trei competenţe şi înregistraţi-vă pe unele dintre site-urile de freelancing. Când finalizaţi cu succes prima sarcină, veţi realiza că acesta este jobul potrivit atât pentru voi, cât şi pentru talentele voastre.