Corespondența de afaceri - reguli de limbă și ortografie

În orice cercuri sociale ați fi prezent, există reguli de comportament. Acestea sunt respectate de majoritatea membrilor și vorbesc mult despre ei. Societatea reprezintă una dintre cele mai importante categorii cu care intrăm în contact, iar una dintre subcategorii este lumea afacerilor care are propriile ei reguli.

Societatea modernă facilitează comunicarea, aceasta se desfăşoară acum mult mai rapid decât în trecut. Contactele se realizează prin intermediul scrisorilor, al telefonului, faxului, e-mailului etc. În orice caz, vom utiliza cuvinte, propoziții, semne de punctuație care formează un întreg cu sens și logică (cel puțin așa ar trebui să fie). În lumea afacerilor, corespondența de afaceri și respectarea regulilor sunt foarte importante.

O persoană care nu se exprimă corespunzător lasă o impresie foarte proastă,

în funcție de poziția sa, acest lucru poate avea o importanță crucială în lumea despre care vorbim în prezent...

Modul în care secretara răspunde la telefon „Aici compania X, spuneți vă rog” sau doar „Spuneți, vă rog” poate crea impresii diferite (nici să nu ne imaginăm că ar spune doar „Da?”). Susțin ca mai întâi să prezinte compania care a fost apelată, apoi să spună „Vă rog", deoarece sună mai bine și creează imaginea unei companii serioase care cunoaște codul de conduită etică şi profesională.

Ce este corespondența de afaceri?

Corespondența de afaceri se referă la corespondența dintre entitățile de afaceri. Pentru ca corespondența de afaceri să se desfăşoare corespunzător, este necesară o bună cunoaștere a regulilor de ortografie și de gramatică, în general. Utilizarea jargonului se evită în corespondența de afaceri, iar cunoașterea formelor de scriere a scrisorilor de afaceri și a specificului corespondenței în ceea ce privește comunicațiile electronice este obligatorie.

Greșelile de ortografie vă pot costa semnarea contractului

Atunci când am început să scriu despre acest subiect, am făcut-o cu intenția de a atrage atenția, nu atât asupra formei unei scrisori de afaceri sau a unui e-mail formal, cât asupra importanței ortografiei și gramaticii. Desigur, forma are rolul său, o scrisoare trebuie să fie clară (expeditor, destinatar, obiect, text, atașamente, semnătură), dar procesoarele de text sunt încărcate cu astfel de formulare, iar în general companiile utilizează memorandumul, astfel că această parte este ușor de realizat.

Potrivit sondajului britanic Royal Mail, managerii de companii au specificat că nu vor stabili relații de afaceri cu companiile a căror corespondență prezintă greşeli de ortografie. S-a calculat că slabele abilități de scriere pot costa o companie 2 miliarde de lire sterline în contracte pierdute, desigur, conform standardului britanic.

Utilizarea majusculelor şi a minusculelor, a semnelor de punctuație, a celebrelor particule „nu” și „sau”, scrierea atentă a cuvintelor care presupun atenție acordată schimbărilor de voce (în special armonizarea grupurilor de consoane cu sunetul - aici se greşeşte cel mai des), punctul și virgula, cuvintele compuse etc. au un rol important și dezvăluie involuntar multe despre companie.

Nu e nevoie decât de puțin mai multă atenție la ortografie și gramatică și de asemenea la eventualele litere „mâncate” din text.

... semnele de punctuație ...

Menționez aici doar câteva trucuri vizuale referitoare la semnele de punctuație. Se învață la liceu dacă iei cursuri de dactilografie, dar nu strică să menționăm (nu toți aveau corespondență de afaceri). Din text se poate observa că după punct, virgulă, două puncte, punct şi virgulă, înainte de ghilimelele deschise și după ghilimelele închise, înainte de paranteza deschisă şi după paranteza închisă urmează spaţiu.

Scriu ceva doar pentru a vă oferi „un exemplu” de utilizare a semnelor de punctuație. Nu trebuie să acordaţi atenţie sensului acestui text, voi vorbi despre culori de exemplu: roșu, galben, albastru...

Acestea sunt unele dintre semnele cele mai frecvent utilizate...

... schimbări de voce ...

Acordați atenție armonizării consoanelor conform sunetului pentru că există multe excepții...

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Pregătirea unei întâlniri	Stiluri de comunicare
Renunțați la obiceiurile de muncă proaste	Placing an Order

Dacă sunteţi interesat de ocupaţiile din acest domeniu, vedeţi programul: HR Management şi Public Relations.