Fazele privind rezolvarea problemelor aplicate de către manageri

Activitatea managerilor constă în mare măsură în soluţionarea problemelor.

Problemele din organizație apar din mai multe motive: de exemplu, - devierea de la planul planificat înseamnă că prevederile sau așteptările managerilor nu se vor îndeplini. De asemenea, deseori angajații sunt cauza problemelor managerilor. Numeroase probleme apar şi din cauza activităților concurenței, la care trebuie reacționat imediat.

Rezolvarea problemelor - cum se rezolvă o problemă

Pentru soluţionarea problemelor în mod eficient și rapid, managerul trebuie să aplice următoarele 9 faze:

Identificarea problemei

Primul lucru pe care trebuie să-l întreprindeţi atunci când primiţi unele informații, este să depistați dacă există într-adevăr o problemă sau nu. Apoi se pune întrebarea: Este cu adevărat problema mea? Deseori, managerii se află într-o situație în care trebuie să soluţioneze probleme ce țin de competența altora. Cauzele sunt diferite, dar una dintre cele mai frecvente probleme care apare este că subordonații, chiar dacă dispun de toate împuternicirile (probabil cunosc şi soluția), transmit problema șefului. Transmiterea responsabilităților este un fenomen comun în organizațiile mari. Un manager bun știe să încurajeze subordonaţii să-și rezolve propriile probleme și neînţelegerile reciproce.

Diagnosticarea cauzei problemei

Stabilirea problemei și identificarea cauzelor de bază care apar, sunt două lucruri diferite. Această fază este importantă deoarece diagnosticul greșit poate duce la o decizie greșită. În calitate de rezultat al gândirii, în această fază apare o problemă dublă:

• cum să se soluţioneze problema actuală – imediat şi
• cum să se aibă grijă ca aceeaşi problemă să nu se mai repete.  

Pentru a se explica problema în mod corect și pentru a se afla o soluție eficientă, este necesar:

• să se noteze
• să se scrie într-o limbă cunoscută
• să se prezinte sub formă de numere, dacă este posibil - sub forma unei diagrame
• să se evite opiniile care nu sunt conform faptelor
• să se dezvolte un sistem bun de informare
• să se evite clasificarea prematură a problemei
• managerul trebuie să se întrebe: cum s-a ajuns la un asemenea lucru, mai precis de ce s-a întâmplat şi din ce motive a apărut problema?

Determinarea obiectivelor

Rezolvarea problemelor cuprinde și  determinarea obiectivelor. Este necesar să se definească ce dorim să realizăm prin soluţionarea potențialei probleme actuale. Acest lucru ajută la identificarea factorilor care agravează sau facilitează realizarea obiectivelor.

Determinarea cauzei problemei

Este foarte important să vă îmbunătățiți abilitățile analitice. O problemă complexă deseori se poate soluţiona mult mai uşor dacă este împărțită în componente. Analiza acestor părți trebuie să se bazeze pe fapte și asupra ei nu trebuie să influenţeze convingerile celor care iau decizii. Atunci când le cereţi oamenilor să descopere mai întâi faptele, ei vor descoperi după „regulă” exact faptele care se încadrează în atitudinea lor deja formată anterior.

Colectarea şi analiza faptelor

Colectarea faptelor reprezintă un pas important pentru a clarifica problema. Managerul trebuie să determine starea actuală, este necesar să se depisteze cauza care a provocat problema, precum și ceea ce se va întâmpla în viitor, cu excepția cazului în care există alte evenimente neprevăzute. Analiza problemei cuprinde o parte importantă, care dacă este făcută bine, duce la bun sfârșit întregul proces de soluționare a problemei.  

Cercetarea soluţiei

După analiza situației, intervin câteva opțiuni posibile pentru rezolvarea problemei. Aici se analizează toate consecinţele posibilelor decizii, se menţionează motivele „pro” şi „contra”, se compară costurile şi riscurile cu beneficiile pe care le va aduce o decizie.

În această fază, se cercetează posibilele soluții privind rezolvarea problemelor, apoi se elimină treptat un număr mare de opţiuni posibile până când rămân două sau trei. Apoi se alege cea mai optimă soluţie.

Procesul de luare a deciziilor

În această fază se ia o decizie. Există o regulă - procesul de luare a deciziilor nu trebuie făcut în grabă. Trebuie să consultați mai mulți oameni. Cele mai bune decizii se iau atunci când decizia este privită din mai multe unghiuri. Este important ca toți angajații să fie implicați în procesul de luare a deciziei.

Implementarea deciziei

Atunci când a fost adoptată decizia, problema nu este rezolvată până când decizia nu este aplicată și implementată. Este necesar să se precizeze cine va implementa decizia, când, unde, cu ce resurse și care este termenul limită pentru implementare. Obiectivul trebuie să fie acela ca toți să colaboreze la implementarea deciziei.

Monitorizarea implementării deciziei

După implementarea deciziei, se întreprinde măsurarea efectului pentru soluţia dată în raport cu rezultatul așteptat. În această fază, managerul monitorizează dacă decizia se aplică în mod eficient și întreprinde măsuri de corecţie dacă este necesar.

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Memo 2	Fax
Analiza personalului	Evaluarea performanţelor - o condiţie a calităţii