Cele 3 forme principale de comunicare în afaceri

Comunicarea în afaceri este foarte importantă pentru fiecare companie.

Principalele funcţii ale managementului (planificarea, organizarea, resursele, gestionarea şi controlul), nu pot fi îndeplinite fără o comunicare bună şi eficientă. Pe lângă aceasta, pentru funcţionarea eficientă a companiei, este important ca fiecare membru al său să fie capabil să-şi împărtăşească ideile cu toţi colegii în mod inteligibil şi eficient.

Cu toate acestea, comunicarea în afaceri nu are loc doar între angajaţi, ci este adresată şi persoanelor cu care compania cooperează, cum ar fi partenerii şi clienţii. În acest sens, comunicarea în afaceri dezvoltată poate aduce mari beneficii companiei şi angajaţilor săi.

În perioada de existență a unei companii, comunicarea în afaceri ocupă un loc important şi acoperă o gamă largă de domenii, cum ar fi marketingul şi relaţiile publice, branding şi organizarea evenimentelor, până la subiecte care sunt într-un anumit mod legate de organizarea companiei propriu-zise.

Comunicarea în afaceri presupune un limbaj comun pentru orice companie, indiferent de mărimea sau activitatea acesteia. De aceea, trebuie să ştim să deosebim comunicarea profesională de cea tehnică. Unul dintre obiectivele principale ale comunicării în afaceri este îmbunătăţirea practicii corporative şi a organizării, reducând astfel posibilitatea de a greşi, în aşa fel încât fiecărui membru al echipei îi sunt furnizate instrucţiuni clare.

În secolul 21, dinamic şi imprevizibil, comunicarea în afaceri s-a îmbunătăţit considerabil, astfel încât pot fi identificate mai multe tipuri de comunicare, adecvate în funcţie de circumstanţe.

Totuşi, indiferent de toţi ceilalţi factori, există trei tipuri principale de comunicare în afaceri.

1. Comunicarea directă

Fiecare dintre noi stabilim o anumită formă de comunicare directă în fiecare zi, atunci când discutăm cu rudele, prietenii și colegii de la locul de muncă, şcoală sau facultate. Cu toate acestea, comunicarea directă eficientă este o abilitate care trebuie dezvoltată.

Comunicarea directă eficientă constă în:

• a vorbi clar
• a verifica dacă cealaltă parte a înțeles ceea ce ați spus
• a folosi cuvinte conforme cu situaţia, a evita discuţiile informale şi înjurăturile
• a fi amabil şi oficial, însă nu rece în adresare
• a vă pune în locul celeilalte persoane
• a folosi un limbaj corporal şi un ton al vocii care să întărească efectivitatea cuvintelor dvs.
• a observa fiecare semn nonverbal care poate indica intențiile celeilalte persoane
• a asculta activ partea opusă
• a fi de încredere şi de ajutor

 

2. Comunicarea prin telefon

Utilizarea telefonului în comunicarea de afaceri este mai dificilă decât comunicarea directă. Majoritatea oamenilor nu se simt confortabil dacă nu pot vedea semnele nonverbale, cum ar fi mişcări involuntare ale feţei sau gesturi care pot indica la ce se gândeşte persoana cu care se comunică. Din acest motiv, este important să ascultăm ce are de spus cealaltă persoană şi tonul pe care îl folosește.

Comunicarea prin telefon are succes:

• dacă răspundeţi rapid atunci când sună
  telefonul. Oamenii care aşteaptă la celălalt capăt al firului pot renunţa la apel şi pot suna la altă compnaie. Dacă au o problemă, aşteptarea îi va face şi mai nervoşi.
• dacă sunteţi amabil şi atent, chiar dacă persoana de la celălalt capăt al firului este nervoasă.
• dacă vă notaţi cele mai importante puncte ale discuţiei pentru a putea reveni asupra lor mai târziu. Vă recomandăm să aveţi lângă telefon o foaie şi un pix pentru a putea lua notiţe în orice moment.
• dacă angajatul care a răspuns la telefon nu îi poate fi de ajutor celui care apelează, trebuie să-i facă legătura cu cineva care poate. Dacă angajatul nu poate să discute și nici nu are cu cine să-i facă legătura, trebuie să noteze datele apelantului pentru a-l contacta mai târziu.
• dacă ați promis cuiva că îi veți răspunde la apel, prin telefon sau în scris, trebuie să vă respectați promisiunea.

 

3. Comunicarea scrisă

Comunicarea scrisă implică redactarea de scrisori şi mesaje și trimiterea lor prin fax, e-mail sau web site-uri. Acesta este un mod de comunicare mult mai formal față de comunicarea directă şi comunicarea prin intermediul telefonului.  

Acest tip de comunicare are propriile sale avantaje, dintre care amintim:

• se poate crea un număr mai mare de copii 
• este o formă de comunicare ce poate fi utilizată și mai târziu, atunci când va fi necesară
• formele de comunicare scrisă se pot trimite la distanţe mai mari
• formele de comunicare scrisă pot conţine un număr mult mai mare de informaţii decât comunicarea prin intermediul telefonului

 

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Plan de afaceri	Managementul relațiilor cu clienții – CRM
Parts of a Business Letter	Negative resignation

Dacă sunteţi interesat de ocupaţiile din acest domeniu, vedeţi programul: Management.