Internal Public Relations

Fără   comunicare este de neconceput să conduci orice afacere. Pentru ca oamenii să stabilească o relație reciprocă, ei trebuie să comunice reciproc. Pentru o comunicare de afaceri eficientă nu este suficientă folosirea abilităților de comunicare înnăscute.

Indiferent că comunicarea internă în organizație reprezintă un fenomen de bază, aceasta trebuie perfecționată ca și alte cunoștințe. În prezent, odată cu modernizarea tehnologiei și a disponibilității internetului, grija privind comunicarea corectă și în timp util este mai mare ca oricând. Dacă apare o omisiune, aceasta va părăsi foarte repede cadrul biroului și va deveni o problemă la nivel global. De aceea se și tinde către stabilirea unei comunicări de succes, în primul rând la nivel intern, apoi și la cel extern pentru a se evita eventualele omisiuni. Comunicarea nu doar că permite realizarea afacerii, ci aceasta are și mai mult succes. Stabilind o comunicare bună, beneficiile sunt folosite de ambele părți. În opoziție, dacă comunicarea nu are succes, nici efectele care rezultă din aceasta nu vor fi de succes. 

Într-o companie de producție, sectorul de producție trebuie să colaboreze cu sectorul de marketing, care cercetează piața și nevoile consumatorilor pentru a ști ce și în ce cantitate trebuie produs, dar și cu sectorul responsabil cu achiziția pentru a obține cantități corespunzătoare de input-uri pe care le vor transforma în produs finit. Toți împreună trebuie să comunice cu sectorul responsabil de finanțe pentru a fi convinși că se încadrează în buget. Dacă undeva apare o pierdere în comunicare, automat se va reflecta la întreaga afacere a companiei, deoarece toate sectoarele sunt legate reciproc de un obiectiv comun.

Descrierea și scopul cursului Relații interne cu publicul

Cursul „Relații interne cu publicul” este alcătuit din șase lecții. La început, cursanții se familiarizează cu noțiunea de relație cu publicul și relații interne cu publicul. Se explică semnificația lor, precum și tipuri de comunicare internă care apar în companii. Vom prezenta procesul de comunicare și elementele care îl formează. Se explică în detaliu coordonarea prin intermediul comunicării directe (face to face) și indirecte. Diferențele dintre comunicare formală, semi-formală și informală sunt prezentate clar în curs. 

În funcție de sensul în care este inițiată, comunicarea internă poate fi: verticală, orizontală și diagonală, de aceea în curs vom discuta mai mult și despre tipuri de comunicare. Aici se va pune accent deosebit pe comunicarea de sus în jos (comunicare care are loc de la managerul de top, apoi de la coordonator către angajați executivi), apoi pe comunicarea de jos în sus (se desfășoară de la structuri ierarhice inferioare către cele superioare). 

O comunicare de calitate într-o companie duce la o satisfacție mai mare a angajaților privind îndeplinirea sarcinilor, reducerea gradului de fluctuație a angajaților, îmbunătățirea marketingului intern și a activităților de marketing pe cale orală (word of mouth), creșterea vânzării și îmbunătățirea afacerii per total. Așadar, o lecție se va ocupa de importanța comunicării interne pentru organizație, dar și pentru angajați. Planul comunicării interne este instrumentul folosit pentru aplicarea cu succes a acestor activități și ca atare este prezentat în lecții. La curs vom pune accent pe importanța ședințelor și a evenimentelor speciale, precum și pe metode speciale pentru stabilirea comunicării interne directe. Crizele fac parte din activitatea fiecărei companii, de aceea vom explica cum trebuie aplicată corect comunicarea internă în astfel de situații. 

Scopul general este familiarizarea cursanților cu importanța comunicării interne. Cursanții care vor completa cu succes acest curs vor învăța să recunoască diferențele dintre diferite tipuri de comunicare. Vor ști care sunt semne statice și care sunt semne dinamice ale comunicării non-verbale și astfel vor influența desfășurarea comunicării. Cursanții vor avea posibilitatea de a identifica obiectivele relațiilor interne cu publicul, precum o calitate mai bună de îndeplinire a sarcinilor, sentimentul de apartenență la companie și participarea la viața ei, realizarea unui profit mai mare, creșterea nivelului de cultură și de comunicare corporativă etc. Există cinci stiluri de bază de comunicare internă (stilul instucțiilor, informării, consultativ, de activare, participativ), iar cursanții vor putea să definească clar diferențele dintre acestea.

Cursul Relații interne cu publicul vă va răspunde la următoarele întrebări

Cum se definesc relațiile interne cu publicul?

Relațiile interne cu publicul se pot defini ca un proces de creare și schimb de mesaje în companie. Mai simplu spus, relațiile interne cu publicul presupun comunicarea completă (formală și informală) într-o firmă, companie, organizație. În general, comunicarea internă este percepută ca o comunicare planificată cu angajații în companie. Comunicarea internă stabilește legătura dintre management și angajați, privind realizarea sarcinilor și a obiectivelor organizației. Scopul ei este de a influența sistematic cunoștințele, atitudinile și comportamentul angajaților. Sinonimele pentru relații interne cu publicul sunt: PR intern, comunicarea organizațională, comunicarea internă.

Cum poate fi comunicarea internă în funcție de faptul că este prescrisă prin reguli sau spontană?

Pe baza aceasta, comunicarea internă poate fi:

• formală,
• informală,
• semi-formală.

Comunicarea formală se desfășoară cu ajutorul canalelor formale de comunicare și este în legătură cu structura organizațională (ierarhică) a companiei. Se bazează pe relația (conducere sau subordonare) dintre management și angajați. Conținutul și forma ei sunt prescrise de regulamentul companiei. Comunicarea informală se desfășoară în afara canalelor formale de comunicare. Nu există nicio companie unde nu au loc discuții informale, însă acestea nu trebuie să ia locul comunicării formale. Conținutul și forma comunicării informale sunt spontane, nu sunt reglementate, iar această comunicare este caracterizată de folosirea jargonului, a umorului etc. Comunicarea informală egalează rangul persoanelor și autoritatea lor. Comunicarea semi-formală nu este controlată în totalitate de companie, dar conținutul și forma ei sunt mai mult reglementate decât în cazul comunicării informale. Aceasta se află între comunicarea formală și informală.

Care este importanța comunicării interne?

Scopul comunicării interne se vede în oferirea suportului pentru obiective, politică și programele organizației, așadar descoperă și satisfac nevoile publicului intern. O comunicare de calitate în companie duce la o satisfacție mai mare a angajatului privind îndeplinirea sarcinilor, reducerea gradului de fluctuație a angajaților, îmbunătățirea marketingului intern și a activităților de marketing pe cale orală (word of mouth), creșterea vânzării și îmbunătățirea afacerii în totalitate.

Aceasta contribuie la consolidarea sentimentului de apartenență comună printre membrii organizației, precum și la o identificare mai bună cu obiectivele ei. Comunicarea internă este foarte importantă în timp de criză, concedieri, înainte și în timpul licitațiilor publice, în momentul începerii unor campanii sau lansarea produselor sau serviciilor noi. Modalitatea în care o companie își tratează angajații are influență directă privind atitudinea angajaților față de cumpărători. Cumpărătorii de mărfuri sau servicii se comportă în funcție de calitatea interacțiunii avute cu organizația.

Planul și programa cursului:

Modulul 1 – Relații interne cu publicul 

1. Noțiunea de comunicare internă
2. Tipuri de comunicare internă
3. Importanța comunicării interne 
4. Gestionarea comunicării interne indirecte
5. Gestionarea comunicării interne directe
6. Comunicare internă în situații de criză