Hoţii de timp

Chiar şi atunci când aveţi o bună intenţie de îndeplinire a tuturor sarcinilor în timpul unei zile lucrătoare, există hoţi de timp care vor încerca să vă fure din timpul preţios.

Există cinci mari hoţi de timp care vă împiedică să vă desfășurați activităţile de zi cu zi:

1. Planificarea slabă

Victor Hugo a spus odată: „Unde nu există un plan, în scurt timp va domni haosul". De multe ori, oamenii nu reuşesc să-și planifice lucrurile. Acest lucru duce la îndreptarea atenţiei spre lucruri mai puţin importante şi spre nerealizarea unor sarcini esențiale. Planificarea unei activităţi reprezintă o modalitate excelentă de a preveni acest lucru.

2. Amânarea

Este frumos să planificați timpul, dar este inutil dacă vă amânaţi obligaţiile. Dacă amânaţi ceva pentru mai târziu, aveţi grijă ca acestea să fie lucruri mai puţin importante, lucruri care nu vor lăsa consecinţe din cauza neîndeplinirii lor. Amânarea lucrurilor irelevante poate avea o valoare pozitivă într-o zi de muncă. O mare problemă este amânarea lucrurilor importante.

3. Întreruperile

Vă planificaţi timpul bine, nu vă plac întârzierile, dar şi pe lângă acest lucru nu ajungeţi să îndepliniți toate obligaţiile.

Vă întrebaţi care este cauza?

Întreruperile

Întreruperile sunt un mare „ucigaş de timp". Ele pot, în mod semnificativ, să influențeze negativ productivitatea. Întreruperea provine din două surse: de la oameni şi pe cale electronică (telefon, e-mail, fax ...). Întreruperile pot fi bune şi rele. Există întreruperi importante şi întreruperi  pe care le acceptaţi necondiţionat. Acestea au o anumită valoare pentru voi şi sunt binevenite (de exemplu, v-a chemat furnizorul să vă spună că a acceptat reducerea preţului, sau v-au chemat de la vamă pentru a vă informa că marfa comandată se găseşte aici din cauza documentaţiei incomplete). Desigur, veţi aproba aproape întotdeauna astfel de întreruperi.

Dar, există întreruperi care au o valoare foarte mică sau nu au deloc (de exemplu, un coleg a intrat în biroul vostru pentru a povesti ce s-a întâmplat la meciul de fotbal de aseară). Astfel de întreruperi vă scad productivitatea, împiedicându-vă să fiţi productivi într-un anumit moment.  

4. Absenţa delegării

Un număr mare de oameni consideră că îşi pot îndeplini toate sarcinile singuri. Aceasta este o concepţie greşită. Aveţi la dispoziţie doar 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână. Când scădeți timpul pe care îl petreceţi dormind, vă rămân mai puțin de 100 de ore pe săptămână pentru a face ceea ce doriţi.

Există o tehnică puternică care vă ajută să vă îndepliniţi toate obligaţiile la timp. Aceasta se numeşte delegare. Delegarea presupune implicarea altor persoane în procesul de muncă, atunci când nu aveţi timp sau expertiză pentru a îndeplini o anumită sarcină. Mult timp se dedică îndeplinirii anumitor sarcini şi lucrurilor care ar trebui să fie delegate altora.

5. Prezenţa la şedinţe

O şedinţă este un eveniment la care se întâlnesc două sau mai multe persoane pentru a face schimb de informaţii. Deşi pot fi de ajutor, şedinţele sunt, de obicei, un mare hoț de timp pentru oameni. Acest lucru se întâmplă atunci când nu există o agendă, când nu este specificată durata şedinţei sau atunci când se sare de la un subiect la altul.

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Administrative Assistant Cover Letter	Follow-Up on Letter Sent
Booking a Hotel Room	Ciclul de viață al produsului