Curs Activități administrative și de birou - Administrativ and Office Management

Baza pentru funcționarea cu succes a fiecărei întreprinderi este organizarea adecvată a tuturor sectoarelor, precum și buna implementare a activităților de birou. Activitățile de birou implică o planificare corectă și bună a sarcinilor de lucru, iar una dintre premisele de bază pentru activități de birou de succes este corespondența de afaceri de calitate. Puteți afla informații importante despre corespondența de afaceri frecventând acest curs.

Activitatea de birou înseamnă că munca se desfășoară atât în ​​organizație, adică la sediul companiei, cât și în afara acesteia, în călătoriile de afaceri. Este necesar să planificăm bine călătoria de afaceri pentru ca totul să decurgă într-un mod organizat și pentru a atinge scopul propus. Prin urmare, la curs ne vom ocupa de modalitățile de organizare a călătoriilor în țara de origine a organizației sau în străinătate, vom enumera datele care ar trebui introduse în foaia de parcurs, precum și elementele de bază ale unui cont de călătorie.

Un aspect indispensabil al activităților administrative și de birou sunt întâlnirile, unde oamenii comunică pe o anumită temă referitoare la organizație. Întâlnirile reprezintă un loc în care se iau decizii, se adună idei, se rezolvă probleme, astfel încât managementul calității acestora este esențial pentru bunele relații interpersonale în organizație, dar și pentru deciziile corecte de afaceri. La curs vom acorda o atenție deosebită întâlnirilor de afaceri.

Cursul Activități administrative și de birou este format din două module. Primul modul se numește Organizarea activităților de birou, iar al doilea este Organizarea călătoriilor de afaceri și a întâlnirilor de afaceri. Lecțiile sunt concepute într-un mod interesant și util și, ca atare, vă vor îmbunătăți cu siguranță cunoștințele în acest domeniu.

Descrierea și scopul cursului Activități administrative și de birou

Chiar la începutul cursului Activități administrative și de birou, veți avea ocazia să aflați mai multe despre corespondență, din ce cuvinte provine și care este diferența dintre corespondența de afaceri și cea oficială. Vom preciza în mod clar care domenii sunt acoperite de afaceri și care prin comunicare oficială. Mai departe, în funcție de direcția de comunicare, vom împărți comunicarea de afaceri în internă și externă. Vom defini și termenii procesului de comunicare, destinatarul sau inițiatorul, decodorul, mediatorul etc. Corespondența oficială se împarte în administrativă (judiciară și militară) și diplomatică, așa că ne vom ocupa de aceasta în prima lecție.

Este foarte important să cunoașteți conceptul de corespondență și semnificația acestuia pentru a facilita înțelegerea importanței sale în orice organizație printr-o prezentare ulterioară. În a doua lecție veți avea ocazia să citiți mai multe despre lucrul cu corespondența și actele curente. Vom prezenta procesul de lucru cu corespondența și actele, care constă din 8 pași: primirea corespondenței, deschiderea corespondenței, revizuirea și programarea corespondenței, înregistrarea corespondenței, transmiterea documentelor, distribuirea articolelor și documentelor, returnarea articolelor la birou și expedierea acestora și arhivarea corespondenței.

Vom explica ce este un birou de admitere și care sunt conceptele de bază ale corespondenței oficiale, precum și formularele tipărite folosite în afaceri. Fiecare dintre aceste teme este strâns legată și toate depind unele de altele, deoarece toate sunt o condiție prealabilă pentru desfășurarea corectă a activităților de birou. A treia lecție se ocupă de organizarea călătoriilor de afaceri în cadrul companiei.

Companiile trebuie să își trimită angajații pentru dezvoltare profesională, deoarece este una dintre modalitățile de a transfera cunoștințe în companii și de a crește eficiența și eficacitatea acesteia. Organizarea de întâlniri, ședințe și adunări este tema ultimei lecții. Aici veți putea afla mai multe despre motivele desfășurării ședinței, divizii și tipuri, precum și despre organizarea și managementul acestora.

Scopul acestui curs este de a familiariza participanții cu conceptul și importanța corespondenței de afaceri și de a înțelege importanța acesteia pentru o organizație care dorește să supraviețuiască pe piață. Participanții vor avea ocazia să se familiarizeze cu munca de birou, cu procesele de primire și stocare a corespondenței și rolul acesteia în comunicarea între sectoare, modalități de organizare a călătoriilor de afaceri, întâlniri etc.

Cursul vă va răspunde la următoarele întrebări:

Ce reprezintă noțiunea de corespondență de afaceri?

Una dintre premisele de bază pentru munca de birou de succes este corespondența de afaceri de calitate. Corespondența de afaceri joacă un rol important în lumea afacerilor și un rol cheie în comunicarea cu partenerii de afaceri.

Cuvântul corespondență provine din cuvântul latin correspodentia și înseamnă răspuns, scriere de scrisori și corespondență.. 

Din punct de vedere al modului de comunicare, termenul de comunicare înseamnă comunicare verbală (scrisă și orală), precum și comunicare non-verbală (privire, mișcarea mâinii, poziția corpului, grimasă facială), în timp ce corespondența de afaceri este considerată doar comunicare scrisă. Termenul de corespondență include scrierea scrisorilor de afaceri, scrierea diferitelor anunțuri și schimbul lor între participanții la comunicarea scrisă. Corespondența este, de asemenea, o disciplină de predare al cărei scop și sarcină este de a studia și explica regulile și principiile de redactare și compilare a diferitelor tipuri de compoziții corespondente și de a sublinia conținutul, forma și stilul lor de scriere.

Pentru ce se folosește foaia de delegație și ce date conține?

Un cont de călătorie este un cont care arată exact cheltuielile pe care angajatul le-a avut într-o călătorie de afaceri. Practica a dovedit că cel mai bine este să predați o factură de delegație împreună cu un raport privind munca depusă.

Contul de călătorie trebuie să conțină următoarele date:

• ziua și ora plecării,
• ora de întoarcere,
• numărul de ore petrecute pe drum,
• numărul de diurne realizate,
• suma de bani datorată în numele diurnelor,
• costuri de transport.

Suma facturii de călătorie poate fi mai mică sau mai mare decât suma de bani plătită anterior. După încasarea tuturor costurilor, avansul primit este dedus din suma totală. Se restituie surplusul din avans, iar dacă suma primită este mai mică, diferența se achită ulterior.

Care sunt caracteristicile comune ale tuturor întâlnirilor?

Întâlnirile sunt adunări de oameni care comunică pe o anumită temă referitoare la organizație. Organizarea calitativă a întâlnirii are un impact crucial asupra schimbului de idei dintre membri și asupra implementării lor viitoare. Organizarea și desfășurarea întâlnirilor influențează relațiile interpersonale din organizație, și astfel deciziile de afaceri, care influențează apoi succesul companiei. Deși întâlnirile variază ca tip și dimensiune, există caracteristici care sunt comune tuturor întâlnirilor și acestea sunt:

• pentru o întâlnire este nevoie de cel puțin două persoane,
• fiecare întâlnire are propriul scop de organizare,
• fiecare întâlnire se desfășoară în conformitate cu regulile,
• întâlnirile au loc într-un anumit loc, la o anumită oră,
• participanții sunt invitați la întâlnire din timp, pentru a avea timp să se familiarizeze cu subiectul.

Planul și programa cursului

1. Organizarea muncii de birou

1.1. Munca de birou - corespondență comercială și oficială

• Munca de birou 
• Corespondența de afaceri 
• Noțiunea, tipuri și forme de comunicare de afaceri 
• Comunicare internă 
• Comunicare externă 
• Corespondența de afaceri 

1.2. Poștă curentă, acte și formulare tipărite

• Procese de lucru cu corespondență și acte
• Noțiunea și importanța modelelor

2. Organizarea delegațiilor și a întâlnirilor de afaceri

2.1. Organizarea delegațiilor

• Noțiunea și tipurile de delegații 
• Cont pentru delegație
• Cont de călătorie

2.2. Organizarea întâlnirilor, ședințelor și adunărilor 

• Noțiunea și tipuri de întâlniri 
• Întâlniri de muncă 
• Organizarea întâlnirilor 
• Alegerea spațiului pentru desfășurarea întâlnirilor și a seminariilor
• Coordonarea întâlnirilor
• Păstrarea evidenței