Cum să sistematizaţi procesul de afaceri?

1. Determinați procesul de sistematizare și echipa necesară pentru execuție

2. Efectuaţi brainstorming-ul procesului (împreună cu echipa)

• Care este experiența curentă? În ce situații a funcţionat procesul în mod ideal? Care sunt motivele pentru care procesul în acele situații a funcționat ideal? Comentarii? Posibilele reguli care pot fi eliberate din experiența anterioară?
• Care este obiectivul principal al procesului de sistematizare?
• Care sunt punctele-cheie ale procesului? Care sunt principalele provocări, obstacole ale procesului? Ce deranjează în procesul curent?
• Ce se poate accelera, optimiza, standardiza, repara, simplifica, îmbunătăți? Cum? Idei?
• Care sunt activitățile necesare pentru efectuarea procesului? Care este ordinea activităților necesare pentru efectuarea procesului?
• Care este numărul de persoane în echipa care efectuează procesul? Cum sunt repartizaţi membrii echipei în ceea ce priveşte activitățile procesului?

3. Creaţi planul general al procesului

• Obiectivul sistematizării procesului
• Activități și ordine
• Punctele cheie ale procesului
• Echipa și responsabilitățile

4. Stabiliţi procedurile necesare (împreună cu partea necesară a echipei)

     • Sunt activitățile procesului rapide la maxim, standarde, optimizate, simple, efective și eficiente?
     • Care este cea mai bună procedură pentru efectuarea acelor activități?
     • Cum să se asigure cea mai fiabilă execuție a acelor procese prin procedura definită?
     • Cum, când, unde și cine efectuează procedurile?

5. Stabiliţi datele pentru monitorizare (împreună cu partea necesară a echipei)

     • Ce date trebuie monitorizate pentru a se putea măsura rezultatele procesului?
     • Cum, când, unde și cine efectuează:
        a. Notarea datelor
        b. Colectarea datelor
        c. Introducerea datelor la punctul de colectare
        d. Analizarea datelor

6. Scrieţi procedurile

7. Creaţi forme pentru monitorizarea datelor

8. Stabiliţi planul de analiză periodică a procesului

      • Ce, cum, când, și unde analizează în legătură cu procesul?
      • Stabiliţi planul acțiunilor corective

9. Comunicaţi prin viziunea dobândită cu echipa, distribuiţi materialele scrise, aplicaţi un proces sistematizat și obțineți în mod regulat feedback de la membrii echipei

 

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Enquiry Letter 2	Stresul la locul de muncă - 6 surse de stres
Apology Letter to a Customer	Requesting Appointment