10 sfaturi pentru delegare

Delegaţi sarcini angajaților dumneavoastră?

Răspunsul negativ la această întrebare se datorează de obicei câtorva motive, și anume că dumneavoastră știţi cel mai bine să vă faceţi treaba, credeţi că nu aveţi cui să delegați sarcinile, sau poate nu aveţi timp suficient să arătaţi cum trebuie să procedeze altcineva. În cele din urmă, de ce să delegaţi când ultima dată nu ați avut succes?

În cazul în care răspunsul este: „Da, eu sunt cel care am sarcina de a delega, dar necesită mult timp, deoarece angajații nu îndeplinesc singuri sarcinile atribuite", atunci problema poate fi următoarea: angajații nu vor să accepte responsabilitățile care vin din partea superiorului sau din partea altor persoane, sau nu doresc să decidă singuri, deoarece se tem de reacțiile superiorilor lor.

Acestea sunt doar câteva dintre motivele pe care managerii le utilizează ca un pretext pentru a evita delegarea sarcinilor. Cu toate acestea, delegarea este în primul rând productivă, utilă și importantă pentru organizarea muncii din mai multe motive. În textul care urmează, veţi vedea de ce este important să delegați sarcinile și care sunt sfaturile utile pentru delegarea cu succes.

Ce este delegarea?

Delegarea este procesul cu ajutorul căruia un manager atribuie anumite sarcini și activități subordonaţilor săi, acestea fiind bazate pe experiența sa. Înainte de desfășurarea procesului de delegare, taskul lui este să decidă care sarcină îi va aparține cui, pentru ca în baza unei evaluări de succes, sarcina să fie atribuită angajatului potrivit, iar acest lucru va duce la îndeplinirea cu succes a tuturor obiectivelor.

După delegare, este foarte important să se stabilească parametrii de control în baza cărora se va identifica eficienţa sarcinii îndeplinite. Cât de important este controlul, atât de important este şi sprijinul managerial pentru angajat. Managerul trebuie să fie înștiințat cu privire la sarcina delegată și, de asemenea, este necesar să se concentreze asupra rezultatelor acesteia. Delegarea nu este atât de importantă până în momentul în care rezultatele sunt satisfăcătoare. În cele din urmă, când orele de muncă s-au încheiat, managerul trebuie să mulţumească angajatului pentru munca depusă.

Un manager poate opta mai mult sau mai puțin pentru delegarea de autoritate atunci când atribuie sarcinile într-o companie. Delegarea de autoritate implică autorizarea pentru efectuarea sarcinilor atribuite.

Factorii care afectează delegarea sarcinilor

Factorii de care managerii trebuie să ţină cont atunci când decid cui vor delega sarcina sunt experienţa, cunoștințele și abilitățile angajaților, apoi stilul de lucru al angajatului (independența, dorința de muncă, ambiția, interesele) și nivelul de angajament al subordonaților.

Cea mai potrivită condiție pentru atribuirea sarcinilor către angajați este atunci când managerul are în rândul angajaților săi o persoană competentă pentru sarcina respectivă. De asemenea, atunci este important să se analizeze cât de mult o anumită sarcină poate îmbunătăți cunoștințele și abilităţile angajatului căruia îi este delegată sarcina respectivă. Timpul pentru execuția sarcinilor este la fel de important ca și evaluarea capabilităţii angajatului de a realiza sarcina delegată. Dacă toți acești factori sunt îndepliniţi, riscul ca sarcina delegată să nu aibă succes este mai mic.

Trebuie să menţionăm că există şi acele sarcini care nu trebuie delegate, care se referă la sarcinile în ceea ce privește măsurile disciplinare, apoi sarcinile necesare pentru rezolvarea situațiilor de criză, precum și acele sarcini care pot fi lăsate la o parte și nu trebuie îndeplinite.

Este important cui şi când i se va delega respectiva sarcină pentru ca aceasta să fie realizată cu succes. Cel mai bine este ca managerul să accepte numai sarcinile care sunt îndeplinite în mod adecvat și pe deplin. Dacă se aprobă sarcini care nu îndeplinesc criteriile organizaționale ale unei sarcini bine realizate, probabil că angajații nu vor învăţa cum să obțină rezultatele dorite. De asemenea, managerul nu trebuie să încheie sarcinile delegate nerealizate, deoarece prin acest lucru va influenţa negativ calitatea muncii pentru care este responsabil.

Sfaturi pentru delegarea cu succes a serviciilor

Vă prezentăm o listă cu 10 sfaturi esenţiale pentru o delegare cu succes a sarcinilor de serviciu:

1. Aveţi încredere în angajații dumneavoastră. Dacă doriţi să delegați cu succes o sarcină, trebuie să aveți încredere în angajații dumneavoastră. Gândiți-vă şi la posibilitatea ca în procesul de delegare să includeți şi angajaţii, respectiv să îi încurajaţi să decidă independent ceea ce își doresc;

2. Evitaţi să tindeţi spre perfecţionism. Fiecare manager pune accentul pe rezultat şi nu pe modul în care se efectuează serviciul. Prin urmare, în loc de a tinde spre perfecţiune, puneţi pe primul loc standardele care vor determina rezultatul așteptat şi asiguraţi un anumit interval de timp pentru realizarea acestor rezultate. În mod clar, determinaţi liniile de autoritate, limitele și responsabilitățile pe care un angajat le primește cu o sarcină delegată;

3. Oferiți instrucțiuni cât mai precise pentru realizarea sarcinilor. Asiguraţi angajaţilor suficiente informaţii pentru a realiza cu succes o anumită sarcină. Modul în care îndepliniţi dumneavoastră sarcina pe care ați delegat-o nu are o mare importanță atunci când oferiţi instrucțiuni. Uneori este mai bine să permiteți angajatului să găsească singur metode prin care poate îndeplini sarcina. Prin urmare, cea mai importantă este obligația managerului de a defini în mod clar la ce rezultate se așteaptă;
4. Recunoaşteţi în alte persoane talentul şi capabilitatea de a finaliza anumite proiecte. Deseori se întâmplă ca managerii să creadă că numai ei pot finaliza proiectul într-un mod corect şi corespunzător.

5. Nu preferați o muncă individuală. Delegarea este dificilă pentru persoanele care au învăţat să lucreze singure. Practica delegării poate întări colectivul, poate dezvolta munca în echipă, poate contribui la o mai bună execuție a sarcinilor și poate economisi timp;

6. Consideraţi delegarea ca un mod de învăţare a unor noi metode. Prin delegarea sarcinilor de serviciu, un manager poate stimula un angajat să progreseze în carieră și să dobândească noi cunoștințe. Pentru anumite sarcini delegate, este bine a investi în formare, cursuri și perfecţionarea angajaților. Angajaţii nu doresc să accepte responsabilităţile delegate în cazul în care greşelile se sancţionează, în loc de a fi acceptate ca parte a procesului de învăţare.

7. Țineți cont de progresul angajaţilor. După ce aţi delegat o anumită sarcină salariatului, lăsaţi-l să lucreze singur, însă țineți cont de progresul acestuia. Progresul angajaţilor în timpul execuției sarcinilor este o parte importantă în managementul muncii. Puteți defini chiar și puncte de control cărora le veți acorda atenție atunci când urmăriți dezvoltarea angajatului pe parcursul delegării sarcinilor de serviciu.

8. Apreciați eforturile angajaților dumneavoastră. Exprimaţi-vă aprecierea faţă de competenţele şi talentele lor. Motivația joacă un rol important atunci când vine vorba de delegarea cu succes a sarcinilor. Este foarte important să încurajaţi angajaţii cu privire la o anumită sarcină. Câteva soluții pentru o muncă mai bună pot fi: vorbiţi despre apreciere sub forma unei recompense financiare pentru efectuarea cu succes a sarcinii, oportunități de avansare etc.;

9. Ajutaţi angajaţii în execuția sarcinilor, așa cum se așteaptă de la ei. Trebuie să le oferiţi sprijin adecvat și să fiţi la dispoziție pentru întrebările lor. Delegarea sarcinilor poate avea succes datorită unei bune comunicări și monitorizări. De asemenea, ţineţi cont că nu este bine să permiteți unui angajat, în cazul în care apare o problemă, să renunțe la responsabilitatea pentru această sarcină. În acest caz, este bine să-i sugerați angajatului alte opțiuni pentru rezolvarea problemei.

10. Delegați până la cele mai joase niveluri ale ierarhiei. Acest lucru va ajuta, în primul rând, să profitați de talentul fiecărui angajat și de timpul liber pentru alte probleme care vă aşteaptă. În al doilea rând, poate majora capacitatea și performanța de lucru a unei organizații de afaceri.

Delegarea sarcinilor – are multiple beneficii pentru manager, dar și pentru compania în care se practică delegarea. Delegarea nu numai că permite managerului să-și gestioneze orele de muncă în cel mai bun mod, dar contribuie și la dezvoltarea abilităților printre angajați, încurajează munca în echipă și influențează spre atingerea potențialului maxim în întreaga organizație.

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Cum să plasați un produs pe piață	Follow-Up on Letter Sent
Ce nu trebuie să faceţi la locul de muncă?	Aveți un plan de marketing?