Cifre critice în afacere

Operațiunile de afaceri sunt însoțite de numeroase cifre. Ele au semnificații diferite. Unele sunt mai importante, altele mai puțin importante. Cifrele critice sunt indicatori financiari și operaționali cheie care determină succesul afacerii. Când cifrele merg în direcția bună, compania știe că-și va îndeplini obiectivele. Este foarte important să alegeți cifrele critice corecte și să stabiliți valorile zilnice reale ale cifrelor critice care trebuie monitorizate.

În funcție de situația în care se află compania, deosebim următoarele cifre critice:

Cifre critice de bază. Acestea sunt cifrele care trebuie să se afle la un anumit nivel pe perioada operațiunilor de afaceri, și la început și la sfârșit, altfel compania va avea probleme. Pentru diferite afaceri există diferite cifre critice de bază: de exemplu, cantitatea totală de producție, câștigul pe ora de lucru, procentul de capacități vândute...

Cifre critice de criză. Criza este o situație în care compania se luptă pentru a supraviețui pe piață. Cifrele critice sunt cele care asigură supraviețuirea companiei ca, de exemplu, banii disponibili la bancă, reducerea împrumutului, creșterea vânzării.

Cifre critice ale oportunităților de afaceri. Acestea sunt cifrele care vorbesc despre ce se va întâmpla dacă compania profită de anumite oportunități de afaceri. De exemplu, vor crește vânzările dacă compania scoate un produs nou pe piață până în aprilie? Sau, vor fi atrași mai mulți cumpărători dacă se crește calitatea produsului? Produsul va fi mai ieftin față de cel al concurenței dacă se crește eficacitatea cu 2 procente?

Cifre critice ale punctelor slabe. Acestea sunt, de exemplu, restituirea bunurilor, proviziile necesare, dependența societății de un singur produs. Deplasarea acestor cifre în direcția potrivită va elimina slăbiciunile din activitatea propriei companii.

Stabilirea cifrelor critice

Cifrele critice pot fi stabilite folosind procedura următoare:

I Analiza cifrelor critice

În această fază se stabilesc cifrele de care trebuie să ținem cont. Este vorba despre analiza SWOT, prin care se stabilesc avantajele și dezavantajele afacerii, pericole și oportunitățile de pe piață. Se discută aceste probleme cu alți manageri și colaboratori, cu cei care împrumută bani la companie, cu cumpărătorii… Se cere și părerea lor. Se compară rezultatele financiare ale companiei cu media altor companii similare.

II Stabilirea obiectivelor

În această fază trebuie stabilite obiective cheie pentru perioada următoare. Nu se pot atinge toate obiectivele simultan. Trebuie efectuată o listă de priorități. Trebuie stabilit obiectivul pe o perioadă scurtă de timp. Deci, trebuie stabilit unul sau două obiective centrale, de exemplu, pentru un an de zile.

III Activități pentru realizarea obiectivelor

Gândiți-vă la activitățile pe care se va concentra compania. Sunt legate de a doua fază. Dacă obiectivele sunt definite corect și clar, la fel vor fi și activitățile care trebuie întreprinse pentru realizarea obiectivelor. Dacă obiectivele nu sunt definite clar, compania va face greșeli mari.

Dacă obiectivul este reducerea costului pe unitatea de produs, acesta poate fi realizat prin următoarele activități: modificarea procesului de afaceri, o mai bună utilizare a stocurilor, creșterea volumului de vânzare, folosirea mai eficientă a timpului de lucru sau prin combinarea aceste activități.

Un obiectiv cheie atrage după sine un set întreg de cifre critice pentru diferite persoane din companie.

De exemplu, obiectivul companiei este creșterea vânzărilor cu 20% însoțită de creșterea constantă a profitabilității. Pornind de la acest obiectiv rezultă diferite cifre critice pentru aproape fiecare angajat din companie:

Oamenii care lucrează în sectorul de vânzări trebuie să-și mărească vânzările cu 20%. Mai întâi, trebuie să stabilească cum vor face asta, adică cum să vândă anumite produse anumitor cumpărători, când și dacă au nevoie de resurse suplimentare. Cifrele critice pentru angajații din vânzări sunt: volumul de vânzare și diferența de preț.

Oamenii care lucrează în sectorul de producție și achiziție trebuie să stabilească următoarele:

• Cine va produce produse sau servicii suplimentare?
• Există situații de criză în producție?
• Vor fi probleme cu costurile?
• Va fi nevoie de echipament suplimentar?
• Va fi nevoie de noi forțe de muncă?
• Cum vor obține noi forțe de muncă?

Cifrele critice sunt: costuri de producție, productivitatea muncii...

Oamenii din sectoarele de suport trebuie să poată realiza creșterea vânzării cu 20% cu cât mai puține costuri suplimentare. Această creștere a costurilor trebuie să fie mai mică decât 20% pentru ca creșterea venitului cu 20% să ducă la creșterea profitabilității.

Aici cifrele critice sunt: procentul costurilor administrative în comparație cu venitul total, relații financiare cheie (de exemplu, zile de salariu).

Cifrele critice ale fiecărui angajat trebuie să contribuie la realizarea aceluiași obiectiv.

Alte cifre critice

Dacă se urmărește profitabilitatea într-o companie de producție, cifrele critice sunt: raportul dintre produsele livrate și vânzările planificate, raportul dintre venit pe ora de lucru...

Dacă obiectivul companiei este creșterea eficienței operaționale, atunci în primul rând trebuie stabilite normele de muncă, adică trebuie știut cât timp este necesar pentru fiecare activitate în parte. Dacă se dorește creșterea utilizării resurselor, este foarte important ca în cât mai scurt timp, prin munca umană și echipament, să se realizeze cât mai multe produse sau servicii de calitate. Analizând normele de muncă se poate stabili cum cu puțin timp se poate face mai mult: dacă e nevoie de o organizare mai bună a muncii, dacă e nevoie să trimitem angajații la pregătiri suplimentare, dacă e nevoie de achiziționarea unei mașini mai bune sau a unui material mai bun?

Cifra critică este cantitatea de produse pe care o produc angajații pe unitatea de timp. Aceasta trebuie să fie cunoscută și de manager și de angajați.

Dacă se dorește stimularea angajaților, atunci planul de stimulare trebuie să se bazeze pe cifrele critice ale companiei. De exemplu acestea pot fi:

1. profitul brut (diferența dintre venituri și cheltuieli), orice îmbunătățire, chiar și cea mai mică (creșterea venitului și/sau scăderea cheltuielilor) poate influența semnificativ profitul brut mai mare.
2. volumul de vânzări, deoarece profitul brut poate fi mulțumitor, dar dacă compania are un volum mai mic de vânzări, atunci nu ajută deloc afacerea.
3. comenzi pentru noi joburi, deoarece este important să avem în permanență personal angajat.

Angajații trebuie să fie recompensați dacă toate cele trei cifre critice se realizează conform așteptărilor planificate.

Ca să recunoaștem punctele slabe din afacere trebuie să analizăm ce se întâmplă în domeniul în care activează compania și să ne comparăm cu cei de la nivelul mediu și cu cei mai buni. Dacă firma noastră este mai bună decât media atunci înseamnă că nivelul este satisfăcător, dar nu trebuie să ne oprim deoarece există întotdeauna loc de mai bine.

Dar dacă compania este mai slabă decât media, acesta trebuie să fie un semnal de alarmă că trebuie să schimbăm ceva în activitatea companiei. De exemplu, dacă se stabilește că relația dintre profit și valoarea vânzării este mai slabă decât media, acesta este un semnal că trebuie luate măsuri pentru îmbunătățirea relației: ori reducem costurile operaționale ori reducem costurile de achiziție a materialelor ori creștem vânzarea fără să creștem costurile fixe etc. Deci, cifra critică este relația dintre profit și vânzări.

Dacă este vorba de vânzarea cu amănuntul, atunci accentul se pune pe creșterea vânzării, adică pe volumul vânzării realizat de anumite magazine. De exemplu, dacă se vrea creșterea vânzării cu 10% în fiecare magazin, atunci sunt importante două cifre critice pentru monitorizarea realizării acestui obiectiv: numărul cumpărătorilor și vânzarea medie per cumpărător. Fiecare magazin știe ce vânzare medie per cumpărător a avut anul trecut, așadar monitorizând aceste cifre critice, fiecare magazin știe cât este de aproape sau de departe de obiectivul stabilit. Dacă este departe, atunci acesta este un semnal că trebuie schimbat modul de lucru.

În multe companii, cifrele critice sunt costuri operaționale. Deseori, companiile intră involuntar în lupta cu costurile. Insistă pe lucruri inutile, iar cele mai mari generatoare de costuri rămân în afara controlului. Unele firme au introdus sistemul de educare a angajaților cu privire la cum influențează activitățile lor veniturile și costurile. De aici a rezultat reducerea drastică a costurilor.

Cifre critice greșite

Dacă cifrele critice sunt stabilite greșit, se pot lua decizii de afaceri greșite. Pot interveni situațiile următoare:

Cifre pe care nu le înțelege nimeni. Când se stabilesc cifrele critice, ele trebuie să fie pe înțelesul tuturor care au acces la ele. Dacă cifrele nu sunt inteligibile, atunci nu le va folosi nimeni, iar aceasta înseamnă că nu vor fi incluse în deciziile și comportamentul de zi cu zi.

Planificare strategică slabă. De exemplu, scopul companiei este creșterea diferenței dintre venit și costuri. Pentru asta, personalul de vânzări se concentrează pe produse tradiționale cu o marjă mare de profit, dar neglijează produse noi cu o diferență de profit mică. Rezultatul va fi creșterea companiei, dar și a dependenței de produse vechi, ceea ce, din punct de veder strategic, va duce la slăbirea poziției competitive.

Concluzie prematură. De exemplu, dacă compania își compară rezultatele cu rezultatele altor companii din aceeași ramură, se poate confirma că indicatorul relației dintre profit și vânzare este mare. Deși aceasta pare a fi o concluzie timpurie excelentă, pe viitor compania poate avea probleme. Aceasta este o informație care trebuie analizată. Poate că concurența cheltuie de două ori mai mult pe promovarea produselor proprii sau pe analizarea unui produs nou decât o face compania noastră, de aceea relația dintre profit și vânzare este mai bună. Dar asta poate însemna că ei investesc mai mult în competitivitatea viitoare, iar compania noastră va rămâne cu produse și cu cumpărători vechi. Cifra critică trebuie folosită nu doar pentru confirmarea punctelor forte ale companiei, ci și pentru stabilirea celor slabe.

Stabilirea cifrelor critice greșite. De exemplu, într-o afacere hotelieră, este importantă administrarea corectă a cheltuielilor, dar indiferent de cât de mici sunt aceste cheltuieli, nu se va atinge obiectivul dacă nu există suficienți turiști. Adevărata cifra critică nu este valoarea costului, ci disponibilitatea capacității turiștilor.

Informațiile oferite de cifrele critice reprezintă un avantaj administrativ imens pentru companie, deoarece o ajută să reacționeze la probleme înainte ca ele să apară. Dacă se transformă însă în timp și bani pierduți din cauza problemelor descoperite mult prea târziu, atunci aceasta vorbește despre semnificația monitorizării zilnice a cifrelor critice.

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Management în educație	Cum să controlaţi clienţii cheie?
Hoţii de timp	3 strategii de relaţii publice