Munca și organizarea în echipă și creșterea eficienței acesteia

Eficiența echipei crește:

• Când membrii echipei sunt satisfăcuți cu serviciul
• Când se atinge un nivel înalt al performanței sarcinilor atribuite
• Când se realizează cât mai multe outputuri de producție cu cât mai puține inputuri de resurse

Pentru a asigura și pentru a crește eficiența echipei și pentru a asigura că munca în echipă în organizație funcționează bine trebuie:

• Să definiți clar direcțiile pentru munca echipei
• Să creați proceduri formale
• Să definiți clar obiectivele în formă scrisă
• Să stabiliți-vă autoritatea
• Să găsiți dimensiunea optimă a echipei
• Să-l alegeți pe cel care conduce grupul
• Să definiți ordinea de zi și să distribuiți materialul înainte de întâlnire
• Să definiți începutul și sfârșitul întâlnirii

Cel mai important rol în creșterea eficienței echipei îl are liderul.

Unul dintre modurile prin care liderul crește eficiența echipei este prin delegarea sarcinilor membrilor echipei. Astăzi, aspectul cheie al conducerii este delegarea sarcinilor sau a autorității. Dacă sarcinile nu se împart, liderul riscă ca echipa să devină ineficientă și demoralizată și ca munca echipei în organizație să nu dea rezultatele planificate.

Aspectele pozitive ale delegării sunt:

• Un grad mai înalt al eficienței,
• Motivații crescute,
• Dezvoltarea abilităților echipei,
• O mai bună împărțire a activității în grup.

Semnele sigure că nu există delegare sau că este prost executată, sunt reprezentate prin tendința de a „nu utiliza creierul suficient", motivarea echipei și moralul echipei este scăzut, liderul lucrează până târziu, echipa este derutată sau în conflict, deseori apar întrebări legate de delegarea sarcinilor. În astfel de cazuri trebuie să se facă corecții în structura responsabilităților.

Pentru a asigura o activitate de succes a echipei în organizație, liderul echipei trebuie și:

• Să definească strategia și programul activității în colaborare cu toți membrii echipei
• Să împartă rolurile, sarcinile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei potrivit cunoștințelor și capacităților lor și să se asigure că ei le înțeleg și le acceptă
• Să stabilească, prin consultări cu colaboratorii, regulile de bază ale comportamentului și să le exprime clar și vizibil
• Să stabilească un sistem de onitorizare, evaluare și măsurare a rezultatelor și un mod de premiere
• Să afișeze public ce beneficii vor avea membrii echipei pentru că au acceptat să participe la activitate
• Să monitorizeze succesul fiecărui membru al echipei
• Să afișeze rezultatele obținute la loc vizibil
• Să recompenseze și să sărbătorească fiecare succes al echipei, în special pe cele care pot fi măsurate
• Să găsească noi modalități în care se poate crește motivația echipei
• Să țină întâlniri regulate pentru a menține entuziasmul fiecărui membru al echipei

Echipa este alcătuită din indivizi care au trei grupe de cunoștințe și abilități de bază.

Primele reprezintă cunoștințele funcționale care se bazează pe educație și specializare. Este de dorit ca echipa să fie formată din indivizi de diferite specializări care pot acționa interdisciplinar și astfel fiecare problemă comună să o analizeze si să o rezolve dintr-un șir întreg de unghiuri diferite.

Urmează abilitățile de rezolvare a problemelor și luarea deciziei și, în final, abilitățile sociale (ascultarea, limbajul verbal și non-verbal, asertivitate, rezolvarea conflictelor și altele).

Una dintre cele mai importante caracteristici pe care managerul trebuie să le aibă este capacitatea de organizare și conducere a echipei. Conducerea echipei nu este ușoară. Există multe diferențe între membrii echipei. Ele se referă înainte de toate la comportamentul diferit, diferențe în cultură, diferențe de percepție... Toate aceste diferențe trebuie reduse, apropiate unele de altele, aduse la un numitor comun pentru a îndeplini obiectivele unei companii și pentru a mări eficiența unei echipe. Cu ocazia formării echipelor, managerii trebuie să fie foarte atenți. Deseori se întâmplă ca managerii să aibă candidați străluciți pentru echipă, dar care nu se înțeleg între ei.

Pentru a forma o echipă de succes trebuie pornit de la profilul personalității participantului în echipă, a caracteristicilor cerute, rolurile corespunzătoare în echipă... Abilitatea formării membrilor echipei este în găsirea persoanei a cărei caracteristici se vor potrivi cu cerințele activității în echipă. Trebuie construită o echipă care va acoperi întreaga activitate și va aduce succesul în realizarea obiectivelor.

De aceea, selecția membrilor echipei este foarte importantă pentru funcționarea cu succes a organizației.

Pentru ca o persoană să poată deveni membru al echipei trebuie să aibă următoarele caracteristici, înclinații și abilități:

1. flexibilitate, oferirea suportului, conștiința de echipă,
2. să fie o persoană care este pregătită să împartă informații cu alți membri ai echipei,
3. ca acea persoană să aibă capacitatea de motivare, planificare, stabilire a obiectivelor,
4. să fie competentă în rezolvarea conflictelor,
5. să fie cooperantă,
6. să ridice moralul de lucru,
7. să aibă capacități de organizare,
8. să știe să gestioneze timpul,
9. să evalueze și să rezolve problemele,
10. să aibă înclinație către compromisuri,
11. să fie pregătită pentru a suporta critica constructivă,
12. să-și recunoască greșelile,
13. să aibă răbdare,
14. să fie tolerantă, întreprinzătoare, atentă, extrovertită, conștientă de sine.

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Checking Into a Hotel	Positive Resignation
Evaluarea performanţelor - o condiţie a calităţii	Marketing Memo