Curs Managementul comunicării de proiect

Managementul comunicării de proiect este foarte de important pentru implementarea proiectului. Este un proces care asigură fluxul de informații cheie între toți participanții (interni și externi) în procesul de comunicare. Se consideră că existența unui plan de partajare a informațiilor pe parcursul ciclului de viață al proiectului este necesară pentru implementarea cu succes a proiectului, de aceea se acordă o atenție deosebită planificării acestuia. Atunci când planul de management al comunicării de proiect este creat și aprobat, sarcina managerului este de a asigura implementarea cu succes a acestuia, precum și actualizarea și revizuirea periodică datorită tuturor modificărilor care pot apărea în timpul implementării proiectului.

Managerii de proiect petrec 60-90% din timp comunicând cu alți participanți la proiect pentru a monitoriza dacă totul decurge conform planului. Comunicarea are succes dacă toată lumea participă activ la ea. Atunci când strategia de comunicare nu funcționează așa cum ar trebui, va avea impact asupra calității muncii depuse. Unele dintre motivele eșecului pot fi planificarea inadecvată (dacă nu este planificată o strategie de comunicare adecvată, există o mare probabilitate ca un scenariu negativ să apară în cazul în care canalele de comunicare greșite sunt utilizate la momentul nepotrivit) sau, de exemplu, lipsa de transparență (se întâmplă atunci când toți membrii echipei nu sunt suficient de informați despre progresul proiectului și fluxul acestuia și există un decalaj în comunicare).

Descrierea și scopul cursului Managementul comunicării de proiect

Cursul Managementul comunicării de proiect constă dintr-un modul care include șase lecții. În prima lecție, intitulată Elemente, model și faze ale procesului de comunicare de proiect, sunt prezentate elementele de bază, modelele și fazele procesului de comunicare de proiect, în timp ce în lecția următoare, Subprocesele și participanții la managementul comunicării de proiect, sunt explicate subprocesele și participanții care apar în procesul de management al comunicării. În următoarea lecție, Rolul managerului de proiect ca principal comunicator, sunt descrise sarcinile sale și abilitățile pe care ar trebui să le dețină.

În general, joburile și sarcinile unui manager de proiect se reduc la planificarea, organizarea, selectarea membrilor, conducerea și controlul echipei de proiect. În cea de-a patra lecție, Metode de comunicare în procesul de management de proiect, vor fi prezentate posibile metode de comunicare între părțile participante la implementarea proiectului, precum și avantajele și dezavantajele fiecăreia dintre ele. În lecția care urmează se va explica planul și dezvoltarea planului de comunicare pentru proiect.

În procesul de planificare a comunicării, principalii comunicatori ai proiectului trebuie să aibă o strategie definită conform căreia vor crea un plan de comunicare înainte de începerea comunicării, adică înainte de faza de planificare, organizare și implementare a proiectului. În ultima lecție a acestui curs este abordată în mod special Strategia de planificare a comunicării asupra proiectului, care este și numele acestei lecții.

Scopul cursului este ca participanții să se familiarizeze cu procesul complet de gestionare a comunicării de proiect, cu cât de complex este acest proces și cu ce fel de organizare necesită. Conținutul cursului va ajuta participantul să stăpânească abilitățile de bună comunicare în lucrul cu o echipă și un număr mare de participanți la comunicare, care pot apărea în proiect. După curs, participanții vor ști cum să recunoască toate părțile interesate din cadrul proiectului.

Cunoștințele pe care le vor dobândi îi vor ajuta în procesul de planificare, organizare și realizare a proiectului să parcurgă cu ușurință toate fazele menționate ale proiectului, cu o comunicare de calitate cu toți participanții care apar, cu nevoile lor de informare și comunicare. Participantul va învăța ce ar trebui să conțină o strategie de comunicare bună a unui proiect, cum să creeze și să dezvolte un plan de comunicare de proiect și cum să ajungă la un proiect implementat cu succes printr-o comunicare de succes.

Cursul Managementul comunicării de proiect vă va răspunde la următoarele întrebări:

1. Cum definim comunicarea de proiect?

Definim comunicarea de proiect ca fiind procesul de schimb de informații, opinii sau decizii între destinatar și expeditor, care sunt participanți la proiect, al cărui rezultat este un rezultat pozitiv al creșterii eficienței în funcționarea a cel puțin unuia dintre ei. La procesul de comunicare a proiectului poate participa mai mult de un actor, astfel că recent, în cadrul managementului de proiect, sunt utilizate tehnici și mijloace de comunicare în masă precum ziare, buletine informative, panouri în presa scrisă și internetul, televiziunea și radioul în media electronică. De foarte multe ori în procesul de comunicare, pe durata proiectului, are loc o schimbare a modului de acțiune sau comportament al tuturor actorilor și la o acțiune mai coordonată, astfel încât comunicarea este considerată mijlocul de bază de coordonare. Proiectul poate utiliza, de asemenea, modele formale de comunicare, care includ ordine și raportare, întâlniri și documente formale precum planuri, norme, reguli de lucru și altele.

2. Ce abilități și roluri are un manager de proiect de succes?

Managerul de proiect are anumite abilități care îi permit să gestioneze procesul de comunicare de proiect. Aici, mai presus de toate, se înțeleg următoarele abilități: priceput în observație, rapid în a ajunge la concluzii, capabil să cultive relațiile interpersonale și să asculte cu atenție interlocutorul.

Managerul de proiect din echipa de proiect are mai multe roluri. Acesta este:

• comunicator principal – primește, analizează și selectează informațiile necesare, care sunt distribuite în continuare membrilor echipei și acelor participanți care au nevoie de ele pentru îndeplinirea sarcinilor și posturilor;
• negociator (mediator) – realizează integrarea și coordonarea între cerințele stabilite, adică interesele echipei de proiect și nevoile reale ale acestora;
• lider de echipă de proiect – lucrează la gestionarea execuției sarcinilor și proceselor din proiect, coordonează și direcționează resursele umane și de altă natură, rezolvă probleme și conflictele și dă ordine pentru îndeplinirea eficientă a sarcinilor;
• decident – își folosește puterile în management;
• creatorul atmosferei în echipa pe care o conduce astfel încât membrii să fie motivați și sarcinile să fie îndeplinite cu succes.

3. Ce includ strategia și planul de comunicare a proiectului?

Înainte de a începe planificarea comunicării, principalii comunicatori ai proiectului ar trebui să aibă o strategie formulată care să le permită să creeze corect un plan de comunicare. Strategia este adoptată pe baza calculului mai multor factori, care includ toate aspectele pozitive și negative care pot apărea în procesul de planificare a comunicării.

Planul de comunicare de proiect include informațiile necesare pentru a gestiona cu succes toate fazele proiectului, care include următoarele:

• scurtă prezentare a proiectului (brief introduction), care să răspundă la întrebarea de ce este necesar să existe un plan de comunicare asupra proiectului;
• lista participanților la proiect (sponsori, investitori, manageri de proiect, membri ai echipei de proiect și alte grupuri de interese cheie);
• metode de comunicare care urmează să fie utilizate, inclusiv întâlnirile formale care urmează să fie organizate;
• informații de raportare a proiectului și răspunsuri la întrebări despre modul în care informațiile privind performanța proiectului vor fi distribuite părților interesate interne și externe ale proiectului;
• analiza părților interesate – toate părțile interesate;
• matricea de comunicare – acest instrument este utilizat în căutarea diferitelor posibilități de execuție a proiectului de către componentele individuale ale proiectului.

Planul și programa cursului Managementul comunicării de proiect

1. Elemente, model și faze ale procesului de comunicare de proiect

• Elementele procesului de comunicare de proiect
• Un model al procesului de comunicare de proiect
• Subprocese sau faze ale procesului de comunicare de proiect

2. Subprocese și participanți la managementul comunicării de proiect

• Managementul comunicării prin diferite subprocese
• Participanți la procesul de management al comunicării de proiect

3. Rolul managerului de proiect ca principal comunicator

• Abilități necesare pentru o comunicare de calitate

4. Modalități de comunicare în procesul de management al proiectelor

• Canal de comunicare
• Contacte fizice, întâlniri, corespondență, tehnologii moderne

5. Planul și dezvoltarea comunicării de proiect

• Plan de comunicare

6. Strategia de planificare a comunicării de proiect

• Strategii de comunicare