Cursul Tehnici eficiente de scriere

Poate că lumea din jurul nostru a devenit digitală, dar literele încă nu și-au pierdut importanța. Scrierea scrisorilor are și astăzi importanța ei, în ciuda posibilității de a le trimite prin computer. Înainte de scrisori, oamenii foloseau diferite obiecte pentru a comunica (stivuirea de scoici, pietre, folosirea focului, fumului etc.). Se crede că prima scrisoare a fost scrisă de regina persană Athos în jurul anului 500 î.Hr. Oamenii scriau pe scoarța copacului, frunze, tăblițe de lut etc. Osul, metalul, lemnul ascuțit, penele au fost câteva dintre instrumentele de scris înainte de apariția creioanelor. Când a intrat în uz hârtia de in și bumbac, oamenii au venit cu diferite moduri de a furniza informații în zone îndepărtate.

Mesagerii, călăreții și chiar porumbeii aveau rolul de a livra scrisori. De la prima scrisoare până la primul e-mail ar fi trebuit să treacă peste 2000 de ani. Primul e-mail a fost trimis de Ray Tomlinson în 1971 către sine, pe un computer care statea lângă el, folosind un program de e-mail pe sistemul ARPANET. O jumătate de secol mai târziu, aproximativ 2,8 milioane de e-mailuri sunt trimise în fiecare secundă, iar 86% dintre profesioniști susțin că e-mailul este metoda lor preferată de comunicare. Scopul comunicării scrise este de a atrage atenția și de a indica clar punctul de comunicare. Comunicarea în scris ajută cealaltă parte să vă înțeleagă perspectiva asupra unui subiect.

Descrierea și scopul cursului Tehnici eficiente de scriere

Cursul Tehnici eficiente de scriere constă dintr-un modul care include patru lecții: „Conceptul și importanța comunicării scrise de afaceri”, „Reguli de comunicare scrisă”, „Formarea documentelor de afaceri” și „Structura unei scrisori de afaceri”. În prima lecție se va evidenția importanța comunicării în afacerile de zi cu zi. Schimbările constante care se petrec în jurul nostru modifică modurile de lucru și de a face afaceri, impunând în același timp stăpânirea și îmbunătățirea abilităților de comunicare. În a doua lecție vor fi punctate regulile mesajelor scrise, aspectul, conținutul și elementele importante ale unei scrisori de afaceri. Este explicat ce alcătuiește un mesaj scris de succes, cum să scrieți inteligibil și cum să vă asigurați că primiți un răspuns.

De asemenea, sunt prezentate cele mai frecvente greșeli și sfaturi pentru scrierea unei scrisori de afaceri. În următoarea lecție vor fi subliniate toate aspectele semnificative ale formatării scrisorilor de afaceri. Toată corespondența trebuie să fie concisă și clară, corectă, dar și politicoasă. Se structurează în mai multe paragrafe, dintre care primul ar trebui să conțină informațiile principale, următorul o explicație completă și o motivație a datelor date, iar ultimul paragraf ar trebui să indice clar așteptările noastre. Și, în final, în a patra lecție, vor fi prezentate cele mai importante elemente pe care ar trebui să le conțină fiecare scrisoare de afaceri. Se va evidenția structura și conținutul scrisorilor de motivație și de intenție.

Deși secolul al XXI-lea reprezintă era comunicării electronice, scrisoarea clasică de afaceri nu și-a pierdut complet importanța. O scrisoare de afaceri și un e-mail ar trebui să se completeze reciproc, deoarece punctele slabe ale uneia sunt adesea punctele forte ale alteia. La curs vă veți îmbunătăți abilitățile de comunicare scrisă în afaceri și veți învăța cum să vă exprimați clar opinia prin cuvântul scris. Veți cunoaște conținutul, tehnicile, formele și cele mai importante reguli ale comunicării scrise de afaceri. Veți descoperi ce înseamnă să fiți persuasivi în cuvântul scris, precum și importanța abilităților de comunicare scrisă pentru avansarea în carieră. Vor fi prezentate numeroase sfaturi, precum și cele mai frecvente greșeli la care ar trebui să se acorde atenție pentru a stăpâni cu succes corespondența de afaceri.

Scopul cursului este de a îmbunătăți cultura expresiei scrise, de a adopta modele scrise și reguli de comunicare pentru îndeplinirea mai ușoară și eficientă a sarcinilor profesionale. Deoarece comunicarea scrisă este utilizată în mod constant în afacerile de zi cu zi, scopul cursului este de a învăța participanții această abilitate și, prin urmare, de a-i face mai competitivi pe piața muncii.

Cursul vă va răspunde la următoarele întrebări

1. Ce tipuri de comunicare există în lumea afacerilor?

Există mai multe tipuri de comunicare întâlnite în lumea afacerilor:

• Primul tip de comunicare este primirea și oferirea de instrucțiuni, ceea ce presupune delegarea efectivă de la o persoană la alta. Cele mai mari probleme în afaceri apar tocmai din cauza greșelilor comise în acest domeniu.
• Al doilea tip de comunicare este împărtășirea informațiilor și discutarea lor, care include pregătirea oamenilor pentru anumite sarcini. Comunicarea insuficientă în acest segment determină executarea necorespunzătoare a sarcinilor sau neexecutarea acestora.
• Al treilea tip de comunicare este oferirea de feedback sau, mai exact, corectarea persoanelor cărora li se cere să depună un raport pentru a obține cunoștințe și instrumente pentru a-și face treaba mai bine. Abilitatea de a oferi un feedback bun este o disciplină cheie în afaceri.
• Al patrulea tip de comunicare se ocupă de rezolvarea problemelor și luarea deciziilor în jurul întâlnirilor și discuțiilor. Această formă de comunicare este cea mai importantă formă de comunicare în afaceri.

2. Ce forme de litere există?

Există următoarele forme de litere:

• Forma de bloc – scrierea în formă de bloc înseamnă în primul rând că paragrafele încep pe același plan și că există un rând de spații între paragrafe. Atât informațiile despre destinatar, cât și alte părți ale scrisorii sunt, de asemenea, aliniate cu conținutul principal al scrisorii.
• Forma dințată – spre deosebire de cea anterioară, în forma dințată, paragrafele nu sunt separate prin ordinea spațiilor, ci continuă imediat unul sub celălalt. Paragrafele diferă prin faptul că începutul fiecăruia este ușor indentat. Datele pot fi tipărite în mijlocul paginii, ca un titlu. Semnătura voastră sau semnătura expeditorului este listată în partea dreaptă a paginii.
• Forma combinată – o scrisoare în această formă este compusă în același mod ca în forma de bloc, cu excepția faptului că informațiile destinatarului și semnătura expeditorului sunt plasate în partea dreaptă a paginii.
• Forma liberă – în general, nu este necesar să urmați în totalitate toate regulile formei scrisorii. Puteți schimba puțin aranjarea în pagină a unor elemente atât timp cât nu perturbați claritatea separării paragrafelor, conținutul, transparența și ordinea literei, adică atât timp cât toate elementele necesare sunt numerotate și atât timp cât este vizibil la prima vedere cine scrie și cine primește scrisoarea, care este scopul principal al scrisorii, când a fost scrisă și dacă este însoțită de documentație suplimentară.

3. Ce este o scrisoare de intenție?

După cum îi sugerează și numele, o scrisoare de intenție este un document de intenție care este trimis împreună cu un CV și inițiază corespondența între expeditor și destinatar. Ar trebui să însoțească întotdeauna CV-ul, atunci când este trimis ca cerere de angajare. Deși uneori nu se afirmă în mod explicit că este necesară trimiterea unei scrisori de intenție, aceasta este un element integrant al CV-ului și vorbește despre profesionalismul și seriozitatea celui care aplică pentru un anumit post.

Ca mijloc inițial de comunicare, scrisoarea de intenție lasă o primă impresie asupra candidatului și îndreaptă atenția cititorului către candidat și calificările acestuia. Pe de altă parte, o scrisoare de intenție scrisă prost lasă o impresie proastă și creează o atitudine negativă a potențialului angajator față de solicitant. O scrisoare de intenție poate fi calitatea voastră suplimentară, pe care o puteți utiliza sau nu. Aceasta este o oportunitate de a vă prezenta în plus într-un mod bun, ca o persoană care știe să articuleze și să-și prezinte calitățile și să respecte nevoile angajatorului.

Planul și programa cursului

1. Conceptul și importanța comunicării scrise de afaceri

• Scrisul este una dintre cele mai importante abilități de afaceri
• Caracteristicile comunicării scrise de afaceri

2. Reguli de comunicare scrisă

• Cum se scrie o scrisoare de afaceri (recomandări și sfaturi)
• Criterii și cerințe pentru o scrisoare de afaceri/un memorandum
• Cele mai frecvente greșeli la scrierea unui document

3. Proiectarea documentelor de afaceri

• Corespondența electronică
• Scrisoarea de afaceri
• E-mailul
• Cum diferă e-mailul de scrisorile clasice pe hârtie
• Telefaxul
• Web
• Chat
• Forum

4. Structura scrisorilor de afaceri

• Avantajele scrisorii de afaceri clasice și ale formularului electronic
• Forme de scrisori
• Elementele unei scrisori
• Forme ale documentelor scrise
• Scrisoarea de intenție și de motivație