Pregătirea unei întâlniri

Când vorbim despre pregătirea unei întâlniri, acțiunile de bază sunt pregătirea materialelor și asigurarea condițiilor tehnice. Este necesar ca ordinea de zi a întâlnirii să fie prezentată într-o formă scurtă și la timp tuturor participanților: partea introductivă și analiza. Dacă materialul introductiv nu este livrat odată cu invitația, este necesar ca la începutul întâlnirii să se facă o prezentare succintă și clară din care să reiasă obiectivul întâlnirii. Pe lângă partea introductivă, la fel de bine conceput trebuie să fie și restul prezentării, care trebuie să conțină analiza unei anumite probleme, cu date exacte și complete, precum și sarcinile, măsurile și soluțiile care trebuie adoptate. De asemenea, trebuie rezolvată problema fumatului la întâlniri, deoarece nu ţine doar de sănătate, deși aceasta este cu siguranță pe primul loc. De obicei, fumăm atunci când suntem nervoşi sau ne plictisim. Fumatul exagerat la întâlniri arată că nu suntem bine pregătiți sau că întâlnirea nu este condusă eficient.

La întâlnire

Experții recomandă ca întâlnirea să nu dureze mai mult de o oră și jumătate, deoarece este dificil pentru o persoană să se concentreze mai mult asupra unui anumit subiect și crește probabilitatea apariției unei greşeli sau chiar a unui conflict. În primul rând, întâlnirea trebuie planificată să aibă o durată medie, ca să nu se instaureze oboseala și plictiseala. Dacă întâlnirea trebuie să dureze mai mult, e nevoie de o pauză.

Atunci când începe întâlnirea, cel mai important rol îl deţine persoana care o conduce. Pe lângă faptul că trebuie să ţină cont de întreaga durată a întâlnirii, trebuie să ţină cont și de durata discuțiilor individuale. Cei care iau cuvântul trebuie să fie conștienţi de faptul că durata expunerii lor trebuie să fie invers proporțională cu numărul participanților. Regula generală a experților este că după 60 de minute discuţia devine ineficientă, după 90 neinteresantă și după 120 inutilă, adesea cu concluzii negative și dăunătoare.

Dacă este necesar ca întâlnirea să dureze mai mult timp, persoana care conduce întâlnirea trebuie să anunțe o pauză după 90 de minute, iar după două ore, e obligatoriu să încheie sau să întrerupă întâlnirea. Desigur, președintele trebuie să fie pe deplin informat despre problemele care se discută și să conducă discuția în direcția atingerii obiectivului întâlnirii. De asemenea, trebuie să mențină alertă atenția participanților, să stimuleze discuțiile și să întrețină o atmosferă de colaborare și muncă în echipă, evitând polemicile și respectând opiniile participanților. Discuția trebuie să se concentreze pe problemă şi nu pe personalitățile participanților sau pe greșeli. Practica a demonstrat că atunci când participanții se concentrează doar pe atac sau apărare, spiritul de echipă dispare și cele mai bune soluții nu mai pot fi găsite. Această atmosferă se poate transfera și după întâlnire, influenţând negativ relațiile și colaborarea la locul de muncă.

Participanții la o întâlnire de calitate trebuie să fie concentrați și pregătiți, pentru ca discuțiile să fie constructive, clare, concise, fără repetări inutilă a unor detalii din discuțiile anterioare. Dacă un participant părăsește întâlnirea, acesta poate fi un lucru util din mai multe motive, deoarece ajută la înțelegerea gândurilor și atitudinilor persoanei care, prin acest gest, „se dezvăluie”.

Vorbitorul trebuie să reprezinte cultura, credința companiei, capacitatea de a lucra împreună, trebuie să fie elocvent, logic, să tragă concluzii, să prezinte viziunea companiei etc. Managerii pot să utilizeze aceste observații ulterior când vor împărți sarcinile, respectiv vor evalua capacitatea angajaților și avansarea lor. Participanții trebuie să fie activi și să ia atitudine dacă consideră că se trage o concluzie greșită; în caz contrar sunt responsabili în fața colectivului.

La sfârșitul întâlnirii, trebuie efectuat un proces verbal care trebuie să detalieze temele abordate la întâlnire, precum şi concluziile și propunerile care au fost atinse.

Cum să organizați o întâlnire pe tema îmbunătățirii afacerilor?

1. Selectați o temă

2. Colectați experiențele existente

• Care este practică actuală?

3. Comentaţi

• Ce gândim despre practica actuală?

4. Remarcaţi opțiunile

• Ce se va întâmpla dacă nu facem nimic?
• Care sunt opțiunile disponibile?
• Se poate mai bine, mai rapid, mai ușor, mai eficient, mai productiv, mai profitabil?
• Cum arată soluția ideală?
• Care dorim să fie soluționarea ideală a situației?
• Care sunt avantajele unei soluții ideale a situației?

5. Stabiliți practica

• Cât de mult costă soluţia situației în energie, timp și bani?
• Care sunt beneficiile rezultatului așteptat al soluției în ceea ce priveşte energia, timpul și banii?
• Care sunt riscurile?
• Se merită (în ceea ce priveşte energia, timpul și banii) să soluţionăm situaţia?

6. Luați o decizie

• Se va rezolva această situație singură în perioada următoare?
• Trebuie să lansăm o activitate în legătură cu această situație, pentru a obține rezultatul dorit?
• Dacă nu dorim să ne ocupăm de această situație, putem spune „Rezolvat!” şi să uităm de ea?

7. Dezvoltaţi proiectul inițial

8. Luați în considerare decizia

• Să lansăm acest proiect?

Vezi toate textele din Baza de cunoştinţe »	Vezi textele în această categorie »
Poate v-ar interesa aceste articole
Final Notice/Ultimatum	3 strategii de relaţii publice
Managementul calității	Compliment to Employee for Work