Cum să obțineți o productivitate mai mare? 4 sfaturi utile pentru rezultate mai bune indiferent cu ce vă ocupați

Indiferent cu ce vă ocupați, probabil cunoașteți sentimentul că sunteți ocupat toată ziua și că nu reușiți să definiți în mod clar rezultatele dumneavoastră. Mai mult, ni se întâmplă tuturor și în viața privată, iar adevăratul motiv pentru o astfel de situație constă în faptul că nu reușim să ne organizăm pentru a obține o productivitate maximă din activitățile noastre.

Problema productivității este la fel de veche ca și omenirea, și a devenit deosebit de pronunțată astăzi, când multitaskingul este ceva ce se așteaptă de la toți și este apreciat în mod deosebit ca una dintre abilitățile „moi”, deseori mai importantă și decât capacitatea de a se realiza sarcinile strâns legate de o anumită specializare. Excedentul de obligații, lipsa de timp și ambiția de a obține întotdeauna mai mult, pe de altă parte, sunt surse de stres, care este cea mai mare problemă a angajatului modern.

Organizarea corectă a timpului și a activității este o condiție prealabilă pentru productivitatea dorită. Dacă sunteți hotărât să faceți singur ceva în această privință, aveți la dispoziție atât metodele tehnice tradiționale, cât și cele moderne, metodele și scurtăturile pentru a crește productivitatea. Desigur, veți avea nevoie și de disciplină, dar acesta este cel mai bun lucru pe care îl puteți face pentru dumneavoastră pentru a elimina stresul la locul de muncă și în viața privată.

1. Nu verificați e-mail-urile în orice moment

Unul dintre cei mai mari hoți de timp ai omului modern este răspunsul al e-mail-uri.  Mai mult, cercetările arată că răspunsul la e-mail-uri ocupă 26% din timpul de lucru al angajaților.

Este o adevărată provocare să reziști obiceiului și nevoii de a răspunde imediat la orice sunet care vine din tableta, computerul, smartphone-ul nostru. În schimb, organizați-vă ziua pentru ca doar de două să vă verificați e-mail-ul și să răspundeți la întrebările și informațiile pe care le primiți.

Dacă sunteți îngrijorat de faptul că acest lucru ar putea să ofenseze pe cineva dintre cei cu care comunicați, sfatul specialiștilor este să instalați un autoresponder care să răspundă automat la e-mail-urile pe care le primiți, cu informații despre perioadele zilei când verificați e-mail-urile și răspundeți la acestea. Astfel, și colaboratorii dumneavoastră vor ști când vă pot contacta și vor sincroniza apelarea la dumneavoastră cu organizarea zilei dumneavoastră. 

2. Planificați cu precizie obligațiile dumneavoastră zilnice

Productivitatea este, desigur, una dintre condițiile prealabile și caracteristici necesare pentru o carieră de succes și una dintre abilitățile care garantează succesul, indiferent cu ce vă ocupați. 

Cel mai bun mod de a evita senzația neplăcută de la sfârșitul zilei, cum că nu ați făcut nimic, este să descrieți cu exactitate planul zilnic de activități și, împreună cu acestea, timpul pe care sunteți dispuși să îl alocați. Când bifați activitățile una după alta, indiferent cât de mici ar fi acestea, veți avea un sentiment de eficiență care vă va da putere și voință suplimentară pentru următoarele activități.

Dacă încercați să respectați planul, este mult mai probabil că veți rămâne concentrați asupra locului de muncă și veți evita să fiți perturbați de factori externi. În același timp, gândurile nu vor rătăci la următoarea sarcină și nu vă vor mai aminti ce vă mai așteaptă și dacă veți finaliza totul.

3. Disciplină strictă când este vorba de rețelele sociale

Ați fost vreodată în situația de a răspunde la întrebarea cât timp ați petrecut astăzi pe rețelele sociale și ați observat câte ore împărțiți cu doi sau chiar trei până când comunicați un rezultat de care nu vă va fi rușine?

Cei mai mulți dintre noi fac multe lucruri utile prin intermediul rețelelor sociale, atât legat de muncă, cât și privat, și din această cauză suntem ușor prinși în capcană și timpul petrecut acolo îl justificăm ca o necesitate.

Este adevărat că rețelele sociale sunt organizate astfel încât scopul lor este să ne țină cât mai mult timp pe ele. O știre vine după alta și creăm iluzia că este cu adevărat necesar să citim mai departe, să răspundem la un alt mesaj, să urmărim încă un clip video. Pe măsură ce ne uităm în jurul nostru, am petrecut ore și ore pe rețelele sociale și ne amintim furioși de toate lucrurile pe care mai trebuie să le facem în cursul zilei.

Cel mai bun mod de a preveni petrecerea timpului prețios pe rețelele sociale este de a aloca o anumită perioadă din timpul zilei, care va fi rezervată pentru aceasta și să nu verificați în afara acestei perioade. Cele mai multe lucruri pot aștepta, iar dacă afacerea dumneavoastră nu este administrarea unei pagini sau administrarea Facebook-ului, chiar nu există motive ca ferestrele către rețelele sociale să vă fie deschise tot timpul.

În acest scop, ar fi util să instalați pe computer unele instrumente online de monitorizare a activității, care la sfârșitul zilei vă vor arăta numărul real de ore petrecute pe rețelele sociale. Rezultatele ar putea fi interesante.

4. Angajat nu este totuna cu productiv

Un număr tot mai mare de angajatori au început să facă diferența între termenii de „productiv” și „angajat”. De altfel, angajat puteți fi întotdeauna, dar un bun angajat face diferența dintre important și neimportant, urgentul de opțional, și asta este ceea ce rezultă în productivitate.

Ocuparea timpului cu activități mai puțin importante își are rădăcinile în amânarea de pe o zi pe alta atunci când sunt în discuție obligațiile urgente. Trebuie observat că amânarea obligațiilor devine mai ușoară dacă faceți altceva în acel moment.

Trebuie să purtați o discuție prin telefon neplăcută și tocmai atunci vă vine ideea că trebuie să ștergeți urgent praful de pe birou, să aranjați fișierele în computer sau să răspundeți la un e-mail primit demult. Amânați ceea ce este important făcându-vă ocupat, păcălindu-vă, înainte de toate, pe sine, apoi și pe ceilalți.

Întrebați-vă întotdeauna dacă ceea ce faceți la un moment dat contribuie la munca dumneavoastră mai mult decât ați putea face orice altceva în acel moment. Dacă nu este cazul, nu vă păcăliți singur. Nu lăsați ca aranjarea mesei sau aranjarea dosarelor pe culori să vă facă ocupați pentru tot ceea ce puteți face în acel moment.