Cum să organizați cu succes un eveniment de afaceri

Când veţi participa data viitoare la un eveniment, priviţi în jurul dvs. Acele serveţele puse perfect pe masă – să ştiţi că cineva a lucrat toată dimineaţa la decorare. Dar acea invitaţie care arată foarte frumos? Şi ea a fost gândită cu grijă câteva săptămâni, de la mesaj până la design. Planificarea evenimentului este prin ea însăși o mică ştiinţă şi solicită o organizare cu mare atenție la detalii. 

Înainte de a începe orice planificare, gândiţi-vă cum ar vrea oamenii să vadă evenimentul dvs. Cine va participa? Care este motivul evenimentului sau celebrării? Ce scop vreţi să atingeţi? Aveţi obiective specifice sau rezultate pe care le aşteptaţi după eveniment? Un eveniment ar trebui folosit pentru promovarea afacerii şi drept posibilitate în vederea consolidării relaţiilor cu angajaţii, clienţii şi cumpărătorii.

Asimilaţi câteva sfaturi importante care vă vor ajuta în gestionarea procesului de planificare şi realizare a unui eveniment, indiferent că acesta este de o mică sau mare anvergură.

1. Începeţi cu o planificare din timp

Nu există un lucru precum prea mult timp pentru planificarea evenimentului. Pentru marile evenimente planificarea începe cu patru, cinci luni mai devreme. Pentru evenimente mai mici, ajunge o lună sau două. Încercaţi să finalizaţi toate contractele mari (locaţia şi furnizorii) cu o lună înainte de data evenimentului.

2. Întocmiţi o listă detaliată a sarcinilor

Începeţi din ziua evenimentului şi întocmiţi o listă detaliată a fiecărei sarcini care trebuie îndeplinită, alocaţi-i un termen şi un membru de echipă responsabil. Unele termene pot fi schimbate, dar este important ca abaterile să nu fie prea mari.

3. Aveţi un plan B pentru toate activităţile

Pentru ceva va fi prea târziu, ceva nu se va face deloc, iar ceva cu siguranţă va merge foarte, foarte prost. Anticipaţi ce aspecte vor influenţa mai mult evenimentul şi creaţi planuri de rezervă pentru fiecare dintre acestea.

4. Negociaţi cu furnizorii

Se poate negocia pentru tot, chiar dacă vi se va spune că nu se poate. Înainte de a discuta cu furnizorii, întocmiţi o listă cu tot ce vă trebuie de la ei, stabiliţi-vă un buget şi atunci cereţi o reducere de 5–10%. Întotdeauna există costuri neprevăzute (impozite după eveniment, recompensa pentru servicii etc.), aşadar, orice reducere vă poate fi de ajutor. Vânzătorii se luptă cu zeci de concurenţi şi aproape întotdeauna vă vor oferi reducere dacă semnaţi un contract cu ei.

5. Locaţia evenimentului este foarte importantă

Locaţia pentru evenimentul dvs. este foarte importantă pentru succesul lui. Există mulţi factori care trebuie analizaţi, incluzând capacitatea sălii, echipamentul tehnic, dacă există cereri speciale pentru rampă/lift, de câte mese şi scaune va fi nevoie pentru musafiri. Vecinătatea hotelului pentru musafirii străini, de asemenea, este foarte importantă pentru cazare.

6. Verificaţi dacă aveţi suficientă hrană şi băutură pentru toţi

Gândiți-vă ce veți servi. Prânzul? Aperitiv? Cină? Bufet suedez? Ce băuturi vor fi servite? Serviciul de catering este o soluţie bună, dacă vreţi să se ocupe alţii de hrană. Întocmiţi un meniu bun, care să mulţumească toţi musafirii. Dacă aveţi intenţia să serviţi şi alcool, trebuie să asiguraţi şi transport pentru cei care nu vor putea să conducă.

7. Să se audă despre evenimentul dvs.

Publicitatea şi marketingul sunt esenţiale pentru succesul evenimentelor. Există multe modalităţi pe care le puteţi folosi ca oamenii să audă despre evenimentul dvs. În funcţie de musafiri, stabiliţi şi modul de promovare. Dacă evenimentul este în primul rând pentru tineri, folosiţi reţele de socializare drept canal de comunicare. Gândiţi-vă la completarea reclamei cu pliante nu foarte costisitoare sau cu invitaţii prin e-mail.

8. Asiguraţi o sonorizare bună

O sonorizare bună este un factor foarte important, care trebuie luat în considerare. Cine este responsabil de sonorizare? Difuzorul este adaptat publicului? Câţi oameni vor fi prezenţi? Artiştii solicită cazare sau transport?

9. Program de parcare

Dacă aşteptaţi mulţi musafiri, asiguraţi un număr suficient de locuri de parcare. Parcările alese trebuie să fie aproape de locaţia evenimentului. Dacă aveţi maşini de livrare, ospătari sau echipament special, trebuie să vă asiguraţi că fiecare ştie cea mai bună locaţie pentru descărcare.

10. Poze, poze, cât mai multe poze

Pozele sunt cel mai bun mod de ilustrare a succesului unui eveniment. Dacă vă permite bugetul, angajaţi şi un fotograf. Dacă nu, daţi sarcina unui membru al echipei şi echipaţi-l cu o cameră foto de calitate. Pentru mulţi clienţi, dacă nu sunt poze de la eveniment, e ca şi cum nici nu ar fi avut loc. Stabiliţi cu fotograful să vă trimită câteva poze selectate pe care le puteţi publica imediat pe site sau pe reţele de socializare.

Organizarea evenimentului solicită abilităţi de organizare şi managerierea proiectelor. Pentru relaţii cu clientul, cu membrii de echipă şi cu furnizorii, pe de altă parte, este nevoie de abilităţi de comunicare şi strategii de negociere. În urma şcolarizării în cadrul departamentului Marketing şi marketing management, veţi asimila toate cunoştinţele necesare pentru realizarea cu succes a evenimentului, indiferent că este vorba de o conferinţă de afaceri sau de o petrecere pentru angajaţi. 

Cursul Planificarea și organizarea evenimentelor corporative pe care îl puteţi parcurge la BusinessAcademy vă prezintă întregul proces de organizare a evenimentelor. Cursul Managementul proiectelor, cursul Time Management sunt doar câteva dintre cursurile care vă pot ajuta să dobândiţi competenţele necesare pentru a organiza cu succes orice eveniment.

Texte legate

Cum să scrieți un e-mail de afaceri pe care îl va citi fiecare?

Dacă nu cunoaşteţi aceste 9 reguli, mai bine nu mergeţi la interviu

De ce angajatorii nu vă observă potențialul? 6 reguli de aur pentru a atrage atenția angajatorului

5 motive bune pentru stabilirea unei conexiuni